Llegamos a nuestra mesa de trabajo o estudio a primera hora, encendemos nuestro equipo, lo primero abrimos el correo, dejamos abierto facebook, el chat de google, y el teléfono al lado por si suena y con el whatsapp en espera, con el mensaje “trabajando”.
Han pasado 10 minutos, y nos disponemos a empezar un informe que debemos de entregar mañana a primera hora, el informe de ventas del mes. Nos ponemos a trabajar… a los 7 minutos salta el notificador de correo, lo abrimos ( por supuesto) y leemos que para mañana también nos piden que entreguemos otra tarea para el coordinador de área, una hoja de gastDejamos el informe que estaba preparando y pierdo media hora buscando y organizando archivos para elaborar el 2º informe que nos han pedido. Después de media hora, volvemos al informe clave, al de ventas. ” Vale, vamos allá”, nos decimos. Estamos en plena concentración cuando un compañero se acerca y dice: ” ¿Hola, me podrías ayudar a revisar un documento?”, por supuesto, nos levantamos, dejamos lo que estamos haciendo, da igual que sea la tarea más importante del día, que requiera concentración máxima, y vamos a la mesa del compañero a dejar pasar media mañana y el informe de ventas a medio hacer. Casi nada.
Hemos pasado de una tarea a otra sin control, unas 3 o 4 tareas en 2-3 horas y todas inacabadas o a medias, y descuidando la tarea más importante. Voy a contaros un secreto, existe algo fantástico que incrementa vuestra productividad en un 1000%, es la monotarea. Sí, el realizar una sola tarea a la vez. Comenzar y acabar esa tarea, se puede, es real, tan solo tenemos que centrarnos en ella, con exclusividad, como si no existiese nada más, evitando los ruidos y las distracciones.
La misma situación podría evitarse de la siguiente manera: Cuando llego a la oficina, enciendo el equipo, antes de ponerme a trabajar en el informe de ventas para mañana, cierro los navegadores, el mail, y todo lo que no necesito, todo. Apago el teléfono o lo pongo en modo avión. Abro mi aplicación a pantalla completa para evitar ruidos y me pongo a trabajar. El correo solicitándonos otro informe, está en la bandeja de entrada, igualmente, pero a diferencia, no lo vemos y no tenemos la tentación de abrirlo. Lo abriremos a su debido tiempo. Nuestro compañero se acerca y nos dice ” ¿Hola, me podrías ayudar a revisar un documento?”, nosotros le podemos decir; “claro, déjame que acabe este informe, que es muy importante, y en cuanto lo acabe me acerco a tu mesa y lo revisamos juntos”.
Existe diferencia entre las dos situaciones. Las situaciones y elementos distractorios, existen, son reales e inevitables, pero la clave está en aprender a controlarlos y a reducirlos. Hablaremos más adelante de estos elementos y de los ladrones de la concentración, y a tenerlos bajo control.
La monotarea encierra grandes tesoros propios de la productividad, como pueden ser:
- Concentración: El realizar una sola tarea, incrementa nuestra concentración sobre lo que estamos haciendo.
- Calidad: Al aumentar la concentración, la calidad de nuestro trabajo también será superior.
- Tranquilidad. Ganaremos en relajación, y no caeremos en la vorágine de la multitarea.
- Refuerzo positivo. El empezar una tarea y acabarla, con tranquilidad, con calidad y concentración, seguro tendrá un buen resultado, el cual nos reforzará positivamente.
Practicad la monotarea, es uno de los grandes tesoros de la productividad, cerrar las puertas del ruido y las distracciones. Una sola tarea. Empezar, acabar y a la siguiente. Veréis como avanzáis mucho más, y lo que es más importante, le daréis a todas vuestras tareas un “plus” de calidad y acabado.