Mejorar la productividad personal, empezar a gestionar eficazmente nuestra vida depende de nosotros, nada más, y nada menos 😉 El cambio está dentro de uno mismo, querer ser una persona más productiva, implica empezar a instalar en nuestro software productivo una serie de hábitos y claves, vitales, para ser mejores gestores de nuestra vida personal y laboral. Una serie de atajos productivos, de trucos para ayudarte a mejorar la gestión del tiempo.

Estos trucos para ayudarte a mejorar la gestión del tiempo no requieren un aprendizaje de horas o de días, no!! qué va!! requieren dos cosas: voluntad y repetición. No estoy hablando de complicadas estrategias, estoy hablando de sentido común.

Estos son 8 trucos para ayudarte a mejorar la gestión del tiempo en tu día y en tu vida:

1. Visualiza tus objetivos diarios.

Es un ejercicio sencillo y rápido, pero muy potente. Consiste en, a primera hora de la mañana, mientras desayunas por ejemplo echar un vistazo a tu día:, ponerte en modo ” vista de pájaro”: tareas clave, proyectos, citas-reuniones… se trata de que empieces, de que te adelantes a todo eso y tu “yo” comience a preparse para afrontar el día.

Podríamos decir que es un calentamiento, tu “trailer diario”. Hará que tengas tu ruta del día perfectamente clara. Créeme que, fijar por adelantado, mejor que fijar, visualizar por adelantado esa ruta, hará que tengas muchas menos probabilidades de desviarte de ella.

2. Comienza con una tarea clave.

No todas las tareas del día son iguales, no es lo mismo organizar facturas que preparar una propuesta para un cliente importante. Por eso, existen unas tareas que requieren de nosotros una atención especial, concentración-enfoque al máximo e incluso un consumo de energía importante. Cómo se suele decir ” darlo todo”.

Estoy hablando de las tareas clave, esas tareas que sí o sí, suponen un avance en tu día, son la columna vertebral de tu día.

>> Identifica estas tareas 2-3 tareas máximo y comienza el día con ellas. Sí, ojo, comienza el día, planifícalas a primera hora de la mañana. Esto, sin duda, te ayudará a mejorar tu gestión del tiempo.

3. Cierra las puerta a las distracciones.

Muy relacionado con el truco anterior. Todas las tareas, pero en especial las tareas clave necesitan ser protegidas de una manera especial, por su peso, sus consecuencias y resultados. Protégelas de distracciones e interrupciones. Elige un momento del día ( mejor a primera hora de la mañana) para ejecutarlas: apaga teléfono, trabaja a pantalla completa, avisa a tus compañeros (cierra interrupciones), elimina notificadores. En definitiva, protégelas.

4. Aprovecha los tiempos muertos.

Tiempos muertos son espacios de tiempo que surgen inesperadamente a lo largo del día: acabamos antes una tarea, se aplaza una reunión o simplemente, esa reunión, finaliza antes de lo esperado… identifica esos tiempos y aprovechalos para, en esos, 5-10-15 minutos hacer microtareas. Repasa tu lista de tareas, filtra por tiempo y fulmina alguna tarea en esos rincones del día.

5. La regla del minuto de oro.

Quédate con esto. Grábalo, dále al REC : “Todo lo que puedas hacer en un minuto o menos de un minuto. Hazlo”

Responder a una llamada de teléfono, contestar a un email corto, pasarle a un compañero una documentación que te ha pedido y que tienes a mano… son algunos ejemplo de tareas que puedes ejecutar en el minuto del oro.

6. Procesar el email.

Ya sabes el cariño que le tengo al email (ironía) También sabes que es un agujero negro para tu productividad, para mí, y aquí he hablado de ello, es un mero medio de comunicación. Tu trabajo, tu día a día, seguro, no es contestar emails. Procesa 3 veces, 4 veces máximo el email al día. Aquí te cuento cómo.

7. Whatsapp.

Joé!! El whasapp!! todos lo tenemos, pero… madre!!! Uno de los mejores trucos para mejorar tu gestión del tiempo que te puedo dar en este post, yo creo que puede ser este.

Cuidadín con él, es un BOFETÓN a tu concentración, es un liante, es la leche!! Activa y desactívalo en función del tipo de tarea que estés realizando. Tómate esto en serio.

8. Monotarea.

Una sola cosa a la vez. Punto, ya está todo dicho;)

Si empiezas a practicar esto, tomártelo en serio, y sobre todo practicar, practicar y practicar ya verás como estos trucos para ayudarte a mejorar la gestión del tiempo te ayudarán a darle un impulso a tu productividad personal.

-José María Villarmea.