Sí, la revisión y la evaluación son una de las claves de la productividad, por lo menos para mí. Revisar tu sistema, tanto si usas GTD, como tu propio sistema, evaluar tu trabajo,es vital para mantener tu sistema de productividad sano y vivo. Os daré unas cuantas razones para realizar las revisiones diarias y semanales de tareas,eventos y proyectos.
Uno, nos dá una sensación de control absoluto. Da igual lo complicado que sea el día, si lo tienes controlado y chequeas tus tareas, evitarás sensación de descontrol, y por lo tanto de ansiedad. ¿No os ha pasado que después de una mañana de locos, os vayáis a comer con la sensación de no saber lo que habéis hecho, ni las tareas que os esperan a la tarde?
Dos, vives más relajado. Una máxima: la sensación de control, genera seguridad y por tanto evita la ansiedad.
Tres,la propia sensación de control te aporta: un plus de motivación, refuerza la autoestima y el autoconcepto , y aumenta la imagen positiva que tienen los demás de tí.
Bien, ya tienes 3 poderosas razones para animarte a empezar a revisar a chequear tu sistema de tareas pendientes.
¿Cómo y cuando hacerlo?
Hemos visto en algún post anterior que para aplicar GTD, es importante tener un sistema seguro y confiable, yo soy partidario de una aplicación, como os he comentado en otras ocasiones. Si seguimo GTD, tenemos nuestras listas de tareas; bandeja de entrada, agenda, próximas tareas, en espera, algún día y proyectos. En estas listas se encuentra todo lo que tenemos que revisar.
Pensando en un día en concreto, se supone que tenemos una serie de tareas que hemos asignado para ese día, unas dependen de nosotros y tienen como fecha límite hoy ( agenda), otras no dependen de nosotros, y también están para ejecutar hoy ( lista en espera). una lista tareas que es importante que despache cuanto antes ( lista de próximas tareas).
Primera revisión: el día antes: una vez finalizado el día, y 15 minutos antes de irme para casa, hago una revisión de las tareas que he realizado, chequeo mi plan de ruta de ese día. En este momento, comienza la planificación de mi día siguiente:
– Reviso mi google calendar, con el objetivo de comprobar las citas que tengo.
– Identifico un par de tareas clave, las que más concentración, atención o complejidad requieran, y les asigno un momento para realizarlas. Normalmente cuando más energía tengo, y por la tanto más recursos les pueda aportar. Para mí, el mejor momento para realizar las tareas clave, es a las 10.00 de la mañana, cuando el cuerpo y la mente alcanza el grado óptimo de adaptación al día. O sea, una hora después de llegar al despacho. Cada uno debe de identificar cuando ese es punto óptimo de fluidez, lucidez y energía para situar esas tareas clave.
– Evalúo la lista de próximas tareas, con el objetivo de responder a la pregunta ¿ Es necesario que las ejecute mañana?
– Flexibilidad: no llenes tu tiempo al 100%, deja siempre un tiempo para los imprevistos.
Segunda revisión: a primera hora de la mañana, en el desayuno enciendo el móvil y en mi aplicación de gestión de tareas, previualizo el día,identifico las tareas clave, controlo las citas, reuniones etc. El objetivo: visualizar el día, inyectar un plus de motivación a tu día. Soy un superenamorado de la visualización, veréis,cuando visualizas tu día, estás preparando tu cuerpo y mente, inconscientemente para afrontar cada una de esas tareas que te esperan, se adaptará inconscientemente, es como si le dieses una orden al cerebro. ” mira esto es lo que te espera”. Me gusta no solo ojear las tareas si no también “verme” haciéndolas.
Tercera revisión: al final de la mañana, siempre, haz checking de tu mañana y visualiza, prepara la tarde.
Cuarta revisión: Al final del día, reviso las tareas del día, y siempre, siempre,intento hacerlo con intención de evaluarme, de analizarme y de reflexionar. Esta revisión coincide con la primera del día siguiente.
Te animo a revisar constantemente tu sistema, es primordial. En educación solemos decir, ” Evaluar es reflexionar sobre la enseñanza”, evalúa, reflexiona y avanzarás, aprenderás.