¿A cuántas reuniones has asistido y después de 2 horas de reunión has salido con la misma sensación que has entrado?, o peor, de esa reunión ha salido otra convocatoria de otras dos horas, por lo menos, para “seguir concretando”. Todos hemos “vivido” esta sensación más de una vez. Existen pautas, claves para hacer de una reunión algo productivo. Te preguntas a qué me refiero con una reunión productiva. Sencillamente que cumpla, que dé respuesta al orden de la convocatoria.
- La primera pauta clave y fundamental es definir correctamente el objetivo de la reunión: piensa, ¿Con qué objetivo convocas la reunión? Un nuevo proyecto, perfilar o dar un nuevo rumbo al proyecto en el cual estáis trabajando, un brainstorming de ideas…para concretar el fin de la reunión puedes hacerte una pregunta: al final de la reunión tendremos que conseguir…………… y esto otro……………..
No seas abstracto, define, concretiza cada uno de los puntos a trabajar: Si el fin de la reunión es, por ejemplo, mejorar un producto de la empresa, trocea este objetivo, concretízalo: – Ideas para mejorar el aspecto del producto – Posibilidad de nuevos mercados. – Nuevas funcionalidades del producto – Canales de publicidad para aumentar el posicionamiento en el mercado, y en los nuevos mercados – Revisión del PVP
- La segunda pauta clave, es el tiempo de la reunión,el momento y el lugar. Revisa los puntos a tratar y estima el tiempo de duración de la reunión, por ejemplo 1 hora. Piensa en el mejor momento para la reunión, Berto Pena,habla de convocarlas a última hora de la mañana o de la jornada, totalmente de acuerdo, a esas horas habrá menos posibilidades de perdernos o descentrarnos, ya que el que más o el que menos estará pensando en acabar la jornada de mañana para irse a comer o acabar la jornada laboral para irse a casa. Finalmente elige un lugar adecuado para la reunión.
Bien, hasta aquí tenemos, el objetivo de la reunión desmenuzado, el tiempo de duración, el día, la hora y el lugar. Es hora de convocar a las personas participantes, para ello es fundamental que repases los puntos en los que has troceado el objetivo de la reunión, y visualices punto por punto a las personas que REALMENTE pueden aportar o son necesarias para tratarcada uno de los puntos. Muy importante, no convoques aleatoriamente, o movilices a todo un departamento para una decisión que pueden tomar usa pocas personas personas. Decide con criterio los participantes a la reunión.
- Convocatoria de reunión. Recuerda que se trata de Reuniones Productivas, para ello es fundamental convocarla con tiempo suficiente para que cada participante pueda procesar y preparar la reunión con tiempo, envía la convocatoria con 3-4 días de antelación.
En la convocatoria, que puedes hacer perfectamente por correo electrónico, sé claro, conciso, al grano: especifica después del saludo, motivo de la reunión, orden del día con la reunión desmenuzada, día, hora y lugar, deja claro también que la reunión se convoca con suficiente antelación para que los participantes pueden preparar con tiempo los puntos a trabajar, y que por favor lleven el material preparado con el fin de aportarlo en la reunión.
- Moderación de la reunión, si eres el convocante y moderador, ejerce como tal, modera los tiempos de participación, y evita que los participantes se vayan por los cerros de úbeda, de ti depende que se concretice.
Llegamos al final de la reunión, es el momento de convertir el debate, las opiniones en acciones en algo productivo, para ello: concretiza acciones, tareas,para trabajar los objetivos de la reunión entre los participantes. Las tareas tienen que tener asignadas unos tiempos de ejecución, de finalización. Finalmente, todas las tareas y acciones deben de ser expuestas de forma general a todos los participantes, a través, por ejemplo, de un correo electrónico, de esta manera aumentaremos el nivel de compromiso de las personas a las que se le han asignado tareas.
Recuerda, las reuniones pueden ser lo más improductivo del mundo o por el contrario, siempre y cuando sean necesarias, podemos hacer de ellas una herramienta productiva.