¿Te has parado a pensar cuántos correos, puedes escribir a lo largo de un día? El correo electrónico es una herramienta muy utilizada, pienso personalmente que está sobrevalorado. Utilizamos el mail para fundamentalmente dos cosas; informar de algo y asignar tareas.
Por lo tanto debemos de redactar y estructurar el e-mail de manera que el receptor cuando lo reciba, lea el mail y entienda la información que queremos transmitir, o por el contrario, si el objeto del correo es asignar una tarea, tenga meridianamente clara la tarea a realizar. Por el contrario, si el receptor no tiene clara la información, entraremos en un intercambio de correos interminables e improductivos, o bien nos llamará varias veces por teléfono.
Para convertir un correo en un “correo-eficaz“, te aconsejo seguir las siguientes pautas:
/ 1 / Piensa primero. Ten claro el objeto del correo, que quieres transmitir, a quién quieres transmitirlo, y cómo lo vas a hacer, incluso si conoces a la persona receptora, adáptate a él. Si el correo es demasiado largo, haz un pequeño borrador para dejar bien estructurado el correo.
/ 2 / Al grano. Después del saludo, sin rodeos, deja definido en la primera linea del correo el qué, cuándo y cómo, el alma del correo. Por ejemplo, si quieres asignar una tarea a uno de tu colaboradores, podrías poner esto:
” Buenos días Miguel,
Tenemos que cerrar la organización de la reunión de empresa, necesito que me pases los presupuestos para el evento, antes del viernes 24, por favor, pásamelos en un excell, donde especifiques la empresa, presupuesto y observaciones que tengas que hacer al respecto.”
/ 3 / Asunto. Piensa antes de escribir el asunto.Un asunto bien definido es clave para: que el receptor de un vistazo priorice en tu correo, dejes claro lo que quieres ya desde el asunto. Sería algo así como un minitelegrama, además, un buen asunto facilita mucho la busqueda en tu bandeja de entrada. Escribe siempre el asunto siempre al final.
El asunto del correo anterior podría quedar así:
Asunto: Reunión: Presupuestos para día 24
Queda claro el mensaje verdad!
/4/ Revisa. Revisa, chequea el correo, y preguntate ¿ Dejo claro el objetivo del correo? ¿ Respondo a qué, cómo y cuándo?
Redactar con claridad puede ahorrar tiempo, energía y una cadena imparable de emails.