Productividad para equipos II: Reuniones ágiles

Este año está siendo especialmente intenso en cuando a formaciones in company, unas cuantas y con grandes compañías. Todas las compañías son diferentes, cada una con sus contextos y particularidades. Peeeeero, siempre me encuentro con  3 agujeros negros que son comunes a todas ellas: el email, las urgencias y las reuniones. Ay madre!! las reuniones!! Cómo se viene arriba el personal cuando llegamos a esta parte del curso!! “ Por fin una solución a este devora tiempo y chupa energía”: exclaman algunos 😉

Pues eso, hoy quiero ver con vosotros, cual es mi propuesta (una de ellas) para las reuniones. Hablo de reuniones ágiles ( eficaces y al grano). ¿Cómo sacar el máximo partido a las reuniones de trabajo? ¿ Cómo hacer las reuniones más productivas? ¿Cómo minimizar el consumo de energía de los participantes y hacer que saquen lo mejor de sí mismo?

La propuesta está enfocada desde dos puntos de vista: El convocante y que asiste a la reunión + un plus a la reunión. Lógicamente, ya sabes, es una parte de todo lo que se puede mejorar.

4 claves que tiene que tener en cuenta el convocante

1. Toda reunión tiene que tener un objetivo claro. Primero el por qué.

¿Qué pretendo con esta reunión? ¿En qué quiero avanzar? ¿Qué tenemos que resolver concretamente?

Hablamos de reuniones eficaces, ágiles, robar el menos tiempo posible, y salir de allí cuanto antes, acabarla… pero con un propósito claro. Para ello sin tener súper claro lo que quieres conseguir con esa reunión, cuál es el por qué de la reunión, no podrás ni dirigir, ni moderar, ni decir > “ese tema no toca ahora”. Claridad, nitidez y foco.

Piensa, a cuántas reuniones has asistido en el último mes en las que no conocías el objetivo de la reunión.

2. Mirar con lupa a quién convocas. Segundo el a quién.

Cuántas veces nos han convocado a una reunión y tener la sensación de ..” Qué coño hago aquí, si yo no estoy en este proyecto” , “Por si acaso puedes aportar algo” > Hay que j…derse !!.

En cuanto hay algo que comentar, o discutir > pumba!! Se mira alrededor y se convoca a la gente sin ton ni son, a diestro y a siniestro.

Vamos a ser serios señores/as, que somos mayorcitos. Vamos a pensar quién, de verdad, puede aportar, sumar al objetivo de la reunión, me refiero a sumar de verdad, no “un por si acaso”.

3. Asignar a cada participante un rol.

El título lo dice todo. Todo. Si convoco a una persona y la convocatoria le especifico 1. El objetivo de la reunión y 2. Lo que espero de él/ella en la reunión… como decimos en Galicia “cambio o conto eh!! ” > mucho, mucho, mucho.

4. Asigna tareas. Un plan de acción después de cada reunión.

Pues eso. Toda reunión tiene que tener un plan de acción. Reparto de tareas y compromiso.

En resumen > tengo claro lo que quiero conseguir con la reunión, convoco a las personas que son estrictamente necesarias y les asigno un rol, una responsabilidad en la reunión especificando claramente lo que espero de esas personas en la reunión. Al final de la reunión, plan de acción con asignación de tareas.

3 claves que tiene que tener en cuenta el participante

1. Dale un sentido

Párate a pensar 1 minuto, el impacto de la reunión, métete dentro del propósito de la reunión, si tienes dudas en relación al objetivo, al propósito de la reunión, pregunta. Pero interpreta y conoce perfectamente qué hay detrás de la reunión, su impacto.

2. Ir preparados

Nos han dicho lo que esperan de nosotros (como participantes) pues eso, ir preparados para aportar, de verdad, sumar y no ir en plan espectador.

Conocer el objetivo de la reunión + saber lo que se espera de nosotros en la reunión = nos dá mucha claridad y enfoque. Sumemos.

3. Aporta, Véndete.

No sabes la fantástica oportunidad que son las reuniones para que uno pueda venderse bien. Es una oportunidad única para aportar de verdad, para ser, no uno más, si no poder lucirte y sumar de verdad. No te duermas > métete dentro y suma.

En resumen > conoce el impacto que hay detrás de la reunión, vete preparado de verdad, preparado para aportar, de verdad y véndete. Suma, destaca.

El plus a las reuniones

Las compañías cuando se lo propongo, flipan, pero sé de al menos 2, que tras proponérselo en las trans-formaciones, lo han llevado a cabo. Y el impacto es flipante. Ahí va!!

 Poner una bandeja en la entrada de la sala de reuniones para dejar lo móviles.

¿Cómo lo ves? ¿Muy cool o muy impactante? > yo me inclino por impactante y eficaz. Solo imagínalo por un momento 😉

• José María Villarmea