El calendario por propia definición es una herramienta para gestionar eventos y reuniones; una comida con los amigos en aquel lugar que os encanta, una reunión a una determinada hora y lugar, clases de inglés, el gimnasio… en definitiva una herramienta para llevar un seguimiento de citas, eventos y reuniones.
Hasta ahí, todo bien, creo que lo sabíamos todos ¿no? Pero quiero contaros un nuevo rol que está adquiriendo mi calendario, está adquiriendo el rol de “vista de pájaro” o como lo he apellidado > panorámico, de nombre completo, calendario panorámico.
La función que tiene es la de visualizador de la carga de trabajo y asignación por semanas de los proyectos en marcha. O lo que es lo mismo, nos permite de un vistazo, tener esa perspectiva que va hacer que percibamos de un plumazo la distribución de uno o varios proyectos en marcha a lo largo del próximo mes, dos o tres meses.
¿Cómo lo uso?
- Mi calendario por defecto es iCal, el de serie de Mac, en iCal tengo un calendario llamado ” Proyectos”.
- En mi gestor de tareas tengo etiquetados los proyectos en activos, en espera y desactivados. Todos los proyectos activos están troceados en fases.
- Esas fases de los proyectos están distribuidos en el calendario “proyectos” por semanas o días, depende.
- La planificación de la distribución en el calendario es a dos-tres meses vista máximo.
- Voy actualizando la distribución a medida que voy avanzando en los proyectos.
¿Para qué me sirve esto?
1. Es muy visual, para conocer mi carga de trabajo de un vistazo.
2. Tomar decisiones rápidas para asumir otros proyectos a corto plazo.
3. Delegar con más eficacia. Quiero decir, visualizar mi implicación en cada proyecto, tiempo de dedicación, me sirve para si o sí, muchas veces delegar parte de las tareas a otra persona que pueda tener más despejada la semana o semanas y pueda desempeñar esas tareas.
4. Para, de manera empírica decir NO a otros proyectos, miniproyectos, favores y demás.
Esto es un ejemplo ( ficticio) de mi calendario panorámico de proyectos.
¿Qué te parece la idea? ¿Tiene esta función tu calendario?
– José María Villarmea