Transcripción del episodio:

En otras ocasiones hablamos de la coordinación con otros. No es suficiente tener claro cómo llevar a cabo las tareas, evitar errores comunes, prevenir descoordinaciones y comunicarse de manera efectiva. Aunque realizar mejoras en cada uno de estos aspectos, por supuestísimo, representa un super avance. Pero hay algo vital para mantener esa sincronización con otros “a punto”.

 

Una buena coordinación y comunicación desde el principio, incluso anticipándose a posibles inconvenientes, no garantizan el éxito a largo plazo. Es determinante asegurar esta coordinación una vez que las actividades están en marcha, los días transcurren, la carga de trabajo aumenta y surgen situaciones imprevistas que desordenan el panorama.

 

Imagina el siguiente escenario: asignas una tarea a otra persona de manera impecable, utilizando el canal adecuado, siendo claro y brindando toda la información necesaria. Inicialmente, todo parece ir bien, pero con el paso de los días, el trabajo se acumula, surgen imprevistos para la otra persona y tú también te enfrentas a urgencias y nuevas peticiones. Se producen interferencias, la sintonía se pierde y lo acordado comienza a caer en el olvido o descuido por ambas partes.

¡Vamos! Nada que no te suene ¿no?

 

El Momento Crucial de la Revisión

Un componente vital para una buena coordinación en el trabajo es el seguimiento continuo y la puesta al día, respaldados por un pilar fundamental del trabajo inteligente: la revisión.

Esto implica dedicar tiempo de manera frecuente y periódica a repasar el trabajo, centrándose especialmente en las tareas delegadas y los asuntos relacionados con otras personas, incluyendo jefes, colaboradores, proveedores, clientes y miembros del equipo cercano o de otros departamentos con los que interactúas y en los que confías.

 

Cuando la coordinación implica a personas de importancia, como tu jefe o manager, clientes selectos y ciertos proveedores, la revisión se convierte en algo innegociable.

 Durante este proceso, al planificar y organizar tu trabajo, realizas un repaso detallado de los temas y tareas que involucran a otras personas, especialmente a aquellas de alta relevancia.

¡Ojo! La revisión debe llevarse a cabo con una frecuencia que se adapte al volumen de tu trabajo, ya sea diaria, semanal  o quincenal.

 

Se podrían revisar estos puntos, atenta/o:

 

#1

Verificar el estado de las cosas que has solicitado o encargado y que deben ser devueltas.

Evaluar si hay tareas pendientes de otros que se acercan a la fecha límite.

 

#2

Identificar las tareas en las que intervienen otras personas y en las que eres dependiente de ellas.

Determinar si es necesario tomar acción según la fecha o plazo de entrega.

Asegurarse de proporcionar a las otras personas lo que necesitan (materiales, información, detalles) para realizar la tarea de manera efectiva y puntual.

 

#3

Identificar acciones o decisiones paralizadas que dependen de otros.

Analizar el problema, buscar soluciones y comunicarlas de manera efectiva.

 

#4

Aclarar temas pendientes o no especificados que has discutido con otros.

Identificar y resolver cualquier problema potencial antes de que se convierta en una urgencia.

 

Sin duda, el mecanismo de revisión ayuda a lograr dos objetivos cruciales en el trabajo:

 

UNO, Evitar que las nuevas tareas y asuntos oculten tareas pendientes, evitando que se te escapen detalles importantes.

DOS, Retomar temas sin resolver, corregirlos, fortalecerlos y aclararlos.

 

Para, piensa y revisa.

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José María
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