Transcripción del episodio:
Gestión de proyectos: fases, tareas y políticas
Seguimos con la segunda parte de GESTIÓN DE PROYECTOS, hoy fases, tareas y políticas explícitas del proyecto. Te recuerdo que en el anterior episodio hemos hablado del objetivo y las personas del proyecto.
Vamos allá. La semana pasada hemos empezado a ver la metodología de inicio de proyectos, concretamente, el objetivo y las personas.
FASES Y TAREAS DEL PROYECTO.
Al tener definido el resultado (objetivo) del proyecto con claridad y el equipo haya integrado el resultado, será mucho más efectiva la sesión de brainstorming PARA LAS FASES Y LAS TARAS.
Podemos seguir los siguientes pasos:
1- Primero
¿En qué fases podemos dividir el proyecto? Entre todos pensamos estas fases.
Analizamos y decidimos entre todos las fases.
2- Segundo.
Por cada fase del proyecto, hacemos brainstorming de tareas. Como cada miembro del equipo tiene claro su rol, será mucho más fácil que todo el mundo aporte la lista de tareas que deben completarse en cada fase para alcanzar el objetivo del proyecto.
Asegúrate de ser específico en la tarea, comienza siempre el título de la tarea por un verbo, una acción.
3- Tercero.
Que cada miembro se responsabilice, se asigne, las tareas correspondiente a su rol.
4- Cuarto.
Estableced entre todos, una fecha límite para cada fase o hito.
La auto-organización permite los miembros del equipo tener la libertad y la responsabilidad de organizar y administrar su propio trabajo. Esto puede, puede no, va a tener varios beneficios, tales como:
1. Mayor autonomía y responsabilidad
2. Mayor flexibilidad
3. Mayor creatividad e innovación
4. Mayor eficiencia:
Los miembros del equipo son participes desde el minuto 1 del proyecto, ganan seguridad al tener definido el rol y mejoran su involucración al hacerlos partícipes en estos primeros pasos (vitales) del proyecto.
POLÍTICAS EXPLÍCITAS DEL PROYECTO.
Las políticas explícitas son aquellas que están escritas y establecidas de manera clara y concisa en un proyecto. Estas políticas pueden incluir cualquier cosa, desde cómo deben manejarse los problemas hasta cómo deben tomarse las decisiones importantes.
Los beneficios de establecer políticas explícitas en un proyecto incluyen:
• Proporcionar un marco claro y estructurado para el proyecto.
• Evitar conflictos y malentendidos.
• Mejorar la eficiencia:
Ejemplos de políticas explícitas que podrían incluirse en un proyecto:
1. Políticas de comunicación: establece cómo se deben manejar las comunicaciones entre los miembros del equipo, incluyendo cómo y cuándo deben usarse ciertos canales de comunicación.
2. Políticas de cambio: establece cómo se deben manejar los cambios en el proyecto, incluyendo quién tiene la autoridad para aprobar los cambios y cómo deben documentarse.
3. Políticas de problemas: establece cómo se deben identificar y abordar los problemas en el proyecto, incluyendo cómo se deben reportar y cómo deben resolverse.
4. Políticas de listas Qué significado tiene cada lista y por ejemplo cuando una tarjeta se tienes que colocar en una determinada lista, por ejemplo en la de “En espera/bloqueado” o “Revisión PEPE”
5. Política de reuniones. Qué ciclos de reuniones vamos a llevar a cabo, cuál es el objetivo de cada tipo de reunión (diaria, semanal, de planificación ), cuál es el ritual de cada reuinión y dónde la vamos a documentar.
Hasta aquí los dos episodios donde hemos resumido la Metodología de inicio de un proyecto.