Transcripción del episodio:
En el episodio de hoy nos vamos a centrar en errores que observo a diario en mi trato con personas como tú, que se enfrentan al desafío del correo. Es fácil caer en ellos repetidamente y afectan a muchas personas al mismo tiempo.
Conocer estos errores es el primer paso para corregirlos. Hoy, más que nunca, es crucial hacerlo correctamente, ya que se trata de acciones que repetirás cientos e incluso miles de veces a lo largo de tu vida. No se trata solo de ser “productivo” o “altamente eficiente” en el correo, sino de ser competente y capaz de sobrellevar una tarea diaria que, en muchos casos, muy pronto, se convertirá en una carga insoportable.
¡Pues empecemos….
#1 — Abrir el correo sin un propósito claro…
El correo es como un bar, un lugar donde siempre sucede algo. La gente entra, saluda, comparte noticias, da avisos… Cada minuto surge algo nuevo e interesante. Es el lugar al que acudir cuando no se sabe qué hacer en un momento dado. Incluso si es solo para revisar mensajes, la tentación está ahí. Pero al hacerlo, te ves envuelto en asuntos que podrían esperar, y haces creer a tu mente que estás siendo muy productivo. Cuidado, porque actividad no es igual a productividad. Deja el correo en paz y accede solo cuando tengas un propósito definido. Concéntrate en tus otras tareas, las que realmente importan.
#2 — Dependencia excesiva del correo (olvidamos llamar cuando es necesario)…
Hay quienes abusan del correo y olvidan que existe el teléfono. En muchas ocasiones, escribir es más adecuado que llamar, ya que es más respetuoso con la atención y la agenda de la otra persona. Sin embargo, hay situaciones en las que no hay alternativa. Por ejemplo:
1) Si es urgente comunicar algo.
2) Si se debe explicar algo tan complejo y detallado que llevaría más de media hora escribirlo, y mucho más tiempo leerlo y procesarlo.
3) Cuando entramos en largas cadenas de mensajes de ida y vuelta. Hay diversos canales, úsalos según la situación.
#3 — Utilizarlo como un depósito de información (útil)…
El correo y sus aplicaciones no fueron diseñados para gestionar datos y archivos, para almacenarlos, clasificarlos y buscarlos. Es un punto de recepción de pedidos e información, un lugar de paso y nada más.
Por más avanzadas que sean las aplicaciones como Outlook o Gmail, nunca podrán igualar las funciones y estructura de los gestores de notas e información, e incluso tu disco duro y sus carpetas.
Además, no es el lugar más propicio para tener la información más relevante de tus proyectos. Hay demasiado ruido y ocurren demasiadas cosas allí, me refiero al email.
#4 — Enviar tareas a múltiples destinatarios en un solo correo…
Imagina un correo en el que alguien asigna tareas a varias personas (+3) de una vez. “Fulanito, haz esto”, “Menganito, haz aquello”, “Tú, encárgate de esto otro”. ¿Te parece extraño? Todos hemos caído en ello en algún momento. Es común entre ciertos jefes y directivos, que aprovechan un solo mensaje para asignar tareas a varias personas. Esto genera confusión, dificulta la comunicación, enfría el contacto (que ya de por sí es frío en un correo) y da la impresión de que se impone una jerarquía de mando y obediencia. Por norma general, los correos con tareas deberían tener un único destinatario.
#5 — Responder en caliente (enojado, molesto)…
Aunque todos decimos que nunca lo hacemos, a veces caemos en responder impulsivamente cuando estamos enojados o molestos. Si recibes un correo tenso de otra persona en ese estado, las posibilidades de responder de manera inapropiada aumentan.
Puedes utilizar palabras fuertes, lanzar indirectas o incluso insultar directamente.
Cuenta hasta diez, da cinco vueltas alrededor de la mesa, respira profundamente… cualquier cosa que te ayude a enfriar la respuesta. Si puedes, la mejor opción es responder al día siguiente.
#6 — Participar en cadenas interminables de reenvíos…
¿Recuerdas esos mensajes que alguien envió a alguien, quien a su vez lo reenvió a otros, y así sucesivamente?
En todo ese proceso, el texto se fue alargando, la conversación se complicó, hay diferentes tipos de letra y tamaños, los párrafos zigzaguean y hay líneas verticales que dividen los mensajes de cada persona… ¡Y además, varios colores!
Esto ya no es un correo claro y efectivo, ¡es como un juego de Tetris! Es imposible aclararse, coordinarse o tomar una decisión en esa situación.
#7 — Leerlo con distracciones o haciendo multitarea…
Aunque el correo no sea tu tarea número uno o la más importante del día, eso no significa que debas exponerlo a distracciones propias o interrupciones externas.
Si no estás enfocado y completamente concentrado al procesar tus mensajes, te sucederán muchas cosas… y ninguna será positiva. La tarea te llevará el doble de tiempo (o más), podrías pasar por alto, datos o detalles importantes, te costará más entender correos complejos, serás más lento al escribir o responder, y tendrás dificultades para sintetizar ideas y comunicarte de manera efectiva. La moraleja es: concéntrate y mantén el enfoque.
#8 — Comenzar a escribir correos sin un objetivo claro en mente…
¿Eres de los que se lanza a escribir sin pensar, aporreando el teclado?
Si es así, seguramente vas agregando información a medida que desarrollas los párrafos. Esto lleva a correos más largos de lo necesario, poco directos y con una estructura poco clara.
Para evitarlo, tómate unos segundos para pensar antes de empezar a escribir. PPD ( para, piensa y decide). Cierra los ojos si es necesario y visualiza la idea principal que deseas comunicar. Puede haber otras ideas, pero comienza por la más importante. Así lograrás ser conciso y muy claro.
#10 — Gastar tiempo y esfuerzo organizando tu correo…
Solo hay una cosa peor que perder tiempo con el correo: perderlo organizándolo.
No hay medallas ni gloria en eso, solo desperdicio. La organización manual del correo es un error muy común. Es comprensible (y útil) mover y reorganizar a mano ciertos mensajes. Sin embargo, hacerlo con todos y en múltiples ocasiones al día es desperdiciar tiempo y esfuerzo que ahora necesitas más que nunca.
Automatiza y agiliza tu correo y reduce al máximo los clics y movimientos típicos de la organización manual. No es eficiente.
Hasta aquí. Gracias por estar al otro lado.
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