Transcripción del episodio:

24 horas tiene el día, nada nuevo hasta aquí, como tampoco lo es, que nos parece que cada vez alcance menos. Todos estamos buscando algún truco, alguna pócima mágica dado por un algún experto, algún consejo milagroso que nos permita hacer rendir más el tiempo o hacernos rendir más en el trabajo; muchas veces a costa de nuestra salud.

 

En el episodio de hoy te traigo algunos pequeños ajustes en tu rutina para lograr que rinda más el tiempo.

 

Todos sabemos muy bien cuáles son las actividades en las que se pierde más tiempo en el trabajo: reuniones y correos…

 

Aquí están algunas actividades en las que se pierde más el tiempo y cómo puedes aprovecharlas para rendir más en el trabajo:

 

1.     Sobre las reuniones.

 

Si sientes que asistir a las reuniones se ha convertido en un trabajo a tiempo completo, en plan, tengo dos trabajos, asistir a reuniones y después por el que me pagan.

 

Es curioso, pero leía en Linkedin en un artículo que las reuniones han incrementado en tiempo y frecuencia en los últimos 50 años, y los managers y directivos ahora les asignan un promedio de casi 15 y 20 horas a la semana (en comparación con las menos de 10 horas que se les asignaba en los años sesenta).

 

¿Qué está pasando?  

 

Bueno, además, ya sabes, la mayoría de las reuniones no son muy útiles que digamos ¡A qué si?.

En ese artículo mencionaba un estudio llamado State of Meetings (estado de las reuniones) del 2019, realizado por la aplicación Doodle que sirve para agendar y hacer horarios, prácticamente al 71% de los profesionales les parece que pierden el tiempo todas las semanas debido a reuniones innecesarias o canceladas. Cuando las reuniones sí se llevan a cabo, el 43% dice que los puntos de acción no son claros y producen confusión, el 38% dice que la mala organización resulta en la pérdida del enfoque en los proyectos, y el 31% cree que los participantes irrelevantes retrasan el avance.

 

Cómo rendir más en el trabajo:

 La próxima vez que recibas una invitación para una reunión que no es relevante o que se desarrollaría mejor en una rápida conversación a través de un chat, PARA, PIENSA Y DECIDA… DI QUE NO.

Aunque las reuniones se han ido integrando en la cultura del trabajo, recuerda esto: sigue siendo una invitación por una razón. Alguien te está solicitando una reunión y tienes el derecho de decir que no, si consideras que no es la persona adecuada o que podrías usar tu tiempo de una manera más valiosa. De una manera amable y constructiva, pero di que no.

 

No aceptes reuniones en automático, PARA, PIENSA Y DECIDE.

 

Prueba con la regla 20/50.

La mayoría de las reuniones de 30 o 60 minutos se pueden acortar a entre 20 o 50 minutos. Los 10 minutos finales de la reunión suelen ser los menos productivos porque la gente revisa otras reuniones o habla de temas que no vienen al caso. Si eliminas esos 10 últimos minutos, pueden llegar a una decisión más rápidamente.

 

Cambia el entorno de la reunión.

Cuando todos están sentados en la mesa de conferencias en una pequeña sala, es fácil seguir hablando. Son ambientes que propicia que se extiendan las reuniones.

Una propuesta, programa una reunión en la que todos estén de pie, depende de la duración o vayan a caminar, así cambiarás el ritmo y la dinámica de la reunión.

 

 

 

2.     Tienes un email

 

Un profesional promedio gasta el 28% de su día de trabajo leyendo y contestando correos, según un análisis realizado por el Instituto McKinsey Global. Eso suma una asombrosa cantidad de 2.6 horas gastadas al día.

 

Ninguna regla en Outlook o respaldos automáticos que crees, va a lograr que recuperes el tiempo que utilizaste haciendo clic en “responder”, escribir un mensaje y haciendo clic en “enviar”.

 

Cómo hacer rendir el tiempo:

 

Una de las maneras más fáciles para hacer rendir el tiempo con respecto a tu bandeja de entrada, es evitando responder a correos que no aportan nada. Por ejemplo, digamos que estás enfrascado en una discusión con un colega con respecto de un problema. Ella responde a tu correo más reciente diciendo, “Excelente, gracias por mandar toda esta información. Seguiremos con esto en un par de días, después de la reunión con todos.”

 

La convención social dicta que debes responder con otro correo diciendo, “Gracias” o “Gracias por la actualización.” Este es un ejemplo clásico de correo inútil. Tu repuesta no le agrega valor o lleva más lejos la conversación. En lugar de responder, debiste haber borrado el correo o movido a otra carpeta. 

 

Si sientes que “debes” responder a los correos con un “gracias”, “Nos vemos”, o “Bueno saberlo”, crea templetes para tus correo y respuestas automáticas para no tener que escribir la misma respuesta todo el tiempo.

 

Gracias por estar al otro lado. Puedes encontrarme en jmvillarmea.com y en Linkedin

 

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José María
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