Uno de los temas más trabajados en las consultorías y cursos es la planificación. Éste es un aspecto en la que muchos profesionales y estudiantes se sienten ” atascados”. Llegan muchas veces con claros síntomas de ansiedad por falta de control sobre sus propios trabajos, tareas, proyectos etc.
Cuando en estos casos, denoto una importante ansiedad, la primera piedra que ponemos en sus nuevas herramientas es la planificación y la gestión de tareas, pero sobre todo la planificación, ” Sensación de control” dicen algunos.
Con respecto a la planificación, hoy nos centraremos en la planificación diaria, para mí, la planificación del día siguiente, ya que la suelo realizar el día anterior sobre las 21:30 de la noche, tranquilamente desde el ipad. Tiempo aproximado de planificación: 15 minutos máximo.
Primero,
Visualizo y localizo los eventos/citas que tengo para el día siguiente y el tiempo fijado que me ocuparán.
Segundo,
Revisión de mi lista de tareas pendientes y las tareas de cada uno de los proyectos activos. Cada tarea está previamente etiquetada en función del tiempo y nivel de atención que requieren.
Tercero,
Elijo 5-6 tareas para mi lista de salida, para realizar al día siguiente en función de estas premisas:
. 1º Reviso el calendario de planificación de proyectos y paso a la lista de salida (HOY) las tareas correspondientes en fecha a cada proyecto .UNA POR PROYECTO. Normalmente manejo 2-3 proyectos a la vez, este gesto es de especial importancia para avanzar en varios proyectos a la vez. En mi caso estas tareas suelen, en la gran mayoría de las veces, ser etiquetadas como TAREAS CLAVE, consecuentemente son las destinadas a los momentos del día en los que tengo al 100% mis sentidos productivos.
. 2º De las tareas pendientes que no están asociadas a ningún proyecto, destino a la lista de salida, 2-3 tareas.La elección de las tareas y la planificación del momento de ejecución de cada tarea,. A la hora de gestionar nuestra productividad este gesto (etiquetar las tareas) hará que rentabilicemos mucho mejor nuestro tiempo y nuestra energía.
Rara vez destino más de 5-6 tareas cada día para realizar y cuando lo hago y peco de optimista suelo pagarlo con cierto agobio.
5-6 tareas es el número ideal para, en principio, planificar un día de trabajo, por lo menos en mi caso, de esta manera siempre dejo tiempo para los imprevistos que puedan surgir, con tiempo para maniobrar. Que no hay imprevistos y has realizado todas las tareas, escoges más tareas de tu lista de tareas pendientes.
Planifica cada día, dedica 15 minutos a ello y verás como mejora tu productividad personal.