En la última consultoría de esta semana pasada, me ha sorprendido como una chica universitaria ha mejorado la calidad del trabajo. Ha adquirido herramientas de productividad y estrategias de aprendizaje que ha hecho que mejore su flujo de trabajo así como su calidad. Me comentaba que el mayor “descubrimiento” ha sido su  bloc de notas. De esto os quería hablar, del bloc de notas. Concretamente de organizar una moleskine.

Voy a centrar la funcionalidad del bloc de notas en 3 aspectos, aunque pueda tener muchos más.

• Organización.
• Pensar antes de hacer.
• Revisión.

Cuando comienza mi jornada de trabajo y llego a mi despacho, siempre realizo los mismos gestos; abro el maletín, cojo el Macbook, lo coloco sobre la mesa, después del maletín extraigo mi Moleskine, el Pilot negro y el Pilot rojo y un lapicero. Mis dos herramientas imprescindibles para realizar mi trabajo, el Mac y la Moleskine. La moleskine permanece abierta desde el minuto uno hasta ” plegar” mis herramientas de trabajo en el momento del cierre de jornada. Vamos a empezar.

      1. Organización

La organización es muy sencilla.

. Margen: Siempre dejo un margen a la izquierda, más o menos 1cm aproximadamente o incluso 1,5 cm, es más agradable visualmente y más sencillo trabajar y tomar notas con este margen

. Fecha: Siempre en el borde superior externo de la carilla que le corresponda, utilizo tinta roja, es muy visual a la hora de encontrar un día en concreto.

 . Etiquetado y remarcado de notas:

Todas las notas están etiquetadas y remarcadas para mejorar su localización:

# Información Luis Pena # Banco cuentas # Reunión Franquiciado # Entrevista: Pepe # Reunión Skype Empresa XX

Si quiero reflejar por ejemplo una nota, y tiene especial relevancia, suelo recuadrarlo con un marco rojo.

Con estas ” etiquetas” recojo diariamente toda mi actividad. A lo largo del día realizo muchísimas tareas y variadas, pero es sorprendente, lo rápido que se localiza las anotaciones de una entrevista de trabajo que has realizado ” tal día” o unas anotaciones de una reunión. ¡Todo súper a mano y YA!

Concretamente utilizo la Moleskine Evernote, de esta manera, cuando una nota está asociada a un proyecto, por ejemplo, lo más práctico, rápido y sencillo es tomar una foto y al evernote directamente, allí queda archivada con las demás notas del proyecto.

. Separar Notas: con una simple línea horizontal a mitad de la hoja, es suficiente para establecer una separación física entre cada nota.

Nada más, es la simple organización que le doy a mi bloc de notas, a mi moleskine.

      2. Pensar antes de hacer.

La mejor de todas las funcionalidades, sin duda, Pensar antes Hacer, minimiza errores, ejecutas después con más claridad y con más seguridad..haga lo que haga, una llamada, redactar un email, siempre boceto y organizo las ideas en el bloc de notas, es impresionante la claridad con que ejecutas después la tarea. Piensas antes de ejecutar y lo reflejas por escrito para poder revisar tu acción. Algunas tareas que pasan por la Moleskine:

. Todos los post, se bocetan antes en la Moleskine. . Un brainstorming. . Las acciones de un proyecto antes de mecanizarlo en mi aplicación de tareas, las dejo claras y revisadas. . El diseño-boceto de un nuevo flyer publicitario. . Bocetos de ideas,nuevos productos.. . Mapas conceptuales. . etc

Todo se puede y se debe pensar antes de hacer. Los beneficios son innumerables, pero uno sobresale por encima de todos, y es que la calidad de tu trabajo se verá recompensada.

      3. La Revisión.

La revisión diaria no sólo sirve para organizar tus próximas tareas, tus proyectos etc. La revisión diaria debe y tiene que ser un acto de conciencia de toda tu actividad diaria, cómo se ha desarrollado el día, revisión de cada una de tus anotaciones diarias reuniones, entrevistas, bocetos etc, en definitiva de toda tu actividad diaria, para analizar y tomar conciencia, con el objetivo de realizar una revisión de verdad, constructiva y analítica de tu actividad diaria.

Para esta revisión, de verdad, tu bloc de notas se convierte en una herramienta imprescindible.

@jmvillarmea