Muchos equipos de trabajo siguen utilizando el email para trabajar en equipo, enviar documentos, hacer comentarios en el propio email a cerca del documento, volver a enviar el documento con cambios, comentar de nuevo, abrir el documento, editarlo, vuelta a hacer cambios, guardarlos, abrir el email, adjuntar el documento y enviarlo a los colaboradores con el asunto: “10º Doc de propuesta proyecto x” .
Buffff, no por favor!! El email es agotador, confuso, lento, torpe y poco eficaz para trabajar, para colaborar en equipo. Hoy en día existen grandes herramientas diseñadas y pensadas para colaborar en equipo que son fantásticas. Nosotros hace tiempo que abandonamos el email como herramienta colaborativa, no sé… 2 años.
¿Qué herramientas utilizamos para colaborar? Básicamente solo 2: Trello y la suite ofimática de Google Drive. Más que suficiente. Y no te imaginas como ha mejorado la fluidez, la eficacia, la comunicación y el ahorro de tiempo en nuestro equipo.
1. Trello.
¿Por qué utilizamos Trello? Es una herramienta nacida por y para el trabajo colaborativo. La columna vertebral de Trello son : los tableros ( proyectos), dentro de los proyectos las listas ( fases de los proyectos, por ejemplo) y las tarjetas ( las tareas).
Estas son las características más destacadas de Trello para colaborar:
- Todos los participantes en el proyecto pueden visualizar, de un plumazo, el estado del proyecto, identificar las fases y visualizar las tareas.
- Puedes agregar al tablero del proyecto a tantos usuarios como quieras, es decir, a todos los colaboradores del proyecto.
- Puedes intervenir en comentarios y discusiones dentro de una tarjeta-tarea, adjuntar documentos, comentar cambios sobre el documento… pero todo, todo, dentro de la tarjeta-tarea. Los comentarios, adjuntos, links o lo que sea, quedan asociados a la tarea. Criterio.
- Puedes asignar tarjetas-tareas a los participantes en el proyecto. Tendrás controlado qué hace cada colaborador y el estado de cada tarea.
- Conocer las fechas límite de entrega del proyecto. Cada tablero-proyecto te dá la posibilidad de la vista calendario para identificar perfectamente las fechas de vencimiento.
- Notificaciones. Trello tiene un sistema de notificaciones excepcional y configurable. ¿Que significa esto? Qué puedes estar de viaje un día entero de viaje, y al final del día entrar en Trello y ahí están todas las notificaciones preparadas para que en 2 minutos te enteres de qué ha pasado en los proyectos que colaboras.
Si no quieres que te “abrase” con las notificaciones puedes elegir en qué medida y cuándo quieres que te notifique cambios, comentarios, y novedades en los proyectos en los que trabajas.
Esto y mucho más puedes encontrar en Trello. Personalmente, estoy enamorado, sí sí, ENAMORADO de Trello, de su interfaz, potencial, funcionalidad, fluidez, eficacia, rapidez… ¿sigo?
Ahhh se me olvidaba, tiene un versión gratis fantástica y más que suficiente para la gran mayoría, es multidispostivo y puedes acceder desde cualquuier equipo y navegador.
Puedes acceder aquí a mi serie de tutoriales sobre Trello.
Esta es la web de Trello.
2. Google Drive.
Descargar el documento, editarlo, hacer los cambios, guardar los cambios, pasar el documento “23ª versión de Doc X” al escritorio y después adjuntarlo y enviar a los colaboradores….. ¿te suena? Buffff agotador!!!
Google Drive es la suite ofimática de Google, está en la nube, es accesible desde cualquier dispositivo, navegador y sistema operativo y es perfecta para el trabajo colaborativo.
No necesitas instalar nada, simplemente necesitas una cuenta de Google. Puedes crear un documento, tiene autoguardado, no tienes que preocuparte de crear un sistema de carpetas en tu ordenador, ya que el propio Google Drive, en su interfaz, te permite crear un sistema de carpetas para organizar tus archivos. Puedes crear docs de texto, hojas de cálculo y hasta presentaciones, nosotros lo utilizamos para documentos de texto y hojas de cálculo.
¿Cómo integrar Trello y Drive?
Imagínate… estás trabajando en un proyecto, no sé… por ejemplo, la formación a una empresa. Sois 3 colaboradores, 3 personas las que estáis trabajando en ese proyecto, en esa formación. Estáis trabajando en el boceto de la formación, una primera propuesta para estructurar la formación a la empresa.
Tú eres el responsable de esa tarea, de crear un primer boceto de la formación. Diseñas el boceto en Documentos de Google Drive, una vez finalizado el documento, copias el link del documento, lo pegas en la tarjeta-tarea de Trello llamada ” Crear boceto de la formación” y en la propia tarjeta-tarea convocas a tus colaboradores para que revisen el documento.
Los colaboradores, solo tienen que abrir la tarjeta, pinchar en el link y revisar el doc. Pueden hacer cambios en el documento online, sin tener que descargarlo, editarlo, guardarlo y adjuntarlo. Simplemente editar el documento en linea y centrarse en hacer los cambios, Google ya se encarga del resto. Esos cambios sobre el documento y quién los ha realizado quedan reflejados en el historial del documento.
Prueba y pega el salto a un trabajo colaborativo de verdad con Trello y Google Drive, en serio, tu productividad y la de tu equipo se multiplicará por cien. Mejora la productividad personal de tu equipo con Trello y Google Drive.
Si quieres contactar conmigo para que te asesore con la implementación en tu equipo con Trello y Google Drive, pincha aquí.
– José María Villarmea.