A lo largo de nuestra jornada laboral nos encontramos con un montón de interrupciones; nuestros compañeros, el jefe, el email, las redes sociales etc. Párate a pensar en este momento, y piensa en todas las posibles interrupciones que te asaltan en tu trabajo-estudio……. son muchas verdad. Las interrupciones aparecen sin avisar y suelen hacer mucho daño, van apareciendo poco a poco, parece que no, pero al final te comen muchas horas, y lo que es peor te “rompen tu trabajo“.
Las interrupciones son imposibles de evitar, pero sí se pueden controlar. Veremos a continuación como manejarlas, como controlarlas.
Si la interrupción aparece cuando estas revisando un blog, o haciendo una tarea mecánica, casi no tiene consecuencia, perfectamente puedes reiniciar la tarea sin problema en el punto en donde la dejaste. ¿Pero si esa interrupción aparece en el medio de una tarea clave? Te machaca, tu concentración se viene abajo, y te rompe la velocidad de crucero de la tarea clave. Aquí, sí tiene más consecuencias demoledoras:
– Rompe tu concentración, que es tu gran arma para hacer frente a tus tareas clave.
– Ralentiza tu velocidad de crucero, lo que puedes acabar en una hora, te lleva 2 horas.
– Genera ansiedad, claro, como no la va a generar, lo primero que sentimos en una interrupción de este tipo es un cabreo monumental.
– Multitarea, posiblemente acabes “practicando” la multitarea, dejes tu tarea y comiences la otra, o alternes entre una y otra.
Es por esto que debemos de cuidar nuestro tiempo, sobre todo en el momento de las tareas clave, recuerda que las tareas clave, son la columna vertebral de tu día de trabajo, la sensación de que tendrás una vez finalizadas tus tareas clave es de ” avance total”. Creo que es suficiente como para aprender a manejar tus interrupciones en momentos clave.
Podemos en contrarnos con diferentes interrupciones: compañeros, jefe, mail, redes sociales, avisos en tu pantalla, teléfono.
1-Nuestros compañeros: son las mayores interrupciones que sufrimos en el trabajo. Si te paras a observar un centro de trabajo, e incluso una sala de estudio de unos estudiantes, durante una hora, estoy seguro que habrá más interrupciones que tiempo de trabajo o estudio en solitario. Tenemos que aprender a manejar, controlar las interrupciones de nuestros compañeros. Como ayuda puedes utilizar las siguientes técnicas:
. Señales silenciosas, por ejemplo, los cascos. Sí, funcionan muy bien. Imaginad que estás trabajando o estudiando y te surge una duda, piensas en preguntarle a un compañero en concreto, diriges la vista hacia él, pero observas que está concentrado en la pantalla de su ordenado, o estudiando, y tiene unos cascos puestos. ¿Qué piensas¿ ¿ Lo interrumpirías?. Ahora, piensa en la misma situación pero sin los cascos… claro, seguramente te levantes, y le interrumpas.
– Atenuar la interrupción. Esta técnica consiste en que cuando se presente una interrupción, sepas encajarla y desviarla a tiempo. Un ejemplo sería:
Estás trabajando en una tarea clave, estás concentrado, con una buena velocidad de crucero. Aparece un compañero tuyo, y te dice:
– José, ¿puedes venir un segundo? me gustaría que me revisases un informe para el cliente X, no te quitaré más de 5 minutos
– Claro que sí, acabo este excell que estoy haciendo, que es muy importante, y en 15 minutos estoy en tu mesa.
Has aceptado su invitación a revisarle un informe, pero sin descuidar tu tarea clave, la interrupción exactamente puede alargarse 10 segundos, en ese momento es fácil volver a tu estado de concentración y retomar la velocidad de crucero. Pero, ¿y sí te hubieses levantado y te hubieses puesto a revisar ese documento? las consecuencias te las puedes imaginar, ¿verdad? El resúmen de la técnica sería, Sí te ayudaré en la revisión, PERO NO puedo ahora mismo.
2- La pantalla del ordenador: Avisadores, notificadores de redes sociales y correos electrónicos etc. imposible que no aparezcan. Como dije anteriormente, no puedes evitar las interrupciones, pero sí controlarlas, manejarlas. Tienes dos opciones, o desactivar los notificadores y avisadores de una vez por todas y eliminarlos de tu vida, o bien, trabajar con el volumen silenciado del equipo y trabajar a pantalla completa. Con esta técnica del silenciado y la pantalla completa, conseguimos que los notificadores aparezcan en un segundo plano, no nos enteramos y gracias a la pantalla completa no veremos más que la aplicación con la que tengamos que trabajar, exclusividad. Nuestra atención focalizada en una sola aplicación, la que sea, la necesaria para trabajar, nuestro objetivo: mantener nuestra concentración.
3-Teléfono: llamadas, mensajes, notificadores de mail, el whatasapp, Uff! el whatsapp, en muy poco tiempo se convertirá en el número uno en interrupciones, es el futuro líder de las interrupciones, los compañeros, el jefe ya no se levantarán, te mandarán un whatsapp en forma de interrupción. Bueno, no me digas que no lo puedes controlar, claro que sí, ponte en Off, apágalo directamente, ponlo boca abajo, sí boca abajo, o guárdalo directamente en un cajón. Piensa que no tienes obligación alguna de estar al 100% disponible.
Controla y maneja tus interrupciones, no te dejes llevar por ellas, muchas son totalmente controlables y verás como tu productividad personal mejorará considerablemente.