6 Conclusiones después de 23 implantaciones de Trello en equipos en un año

Justo hace un año empezábamos el año (académico) después del primer verano de pandemia. La gran mayoría de organizaciones ya tenían gran parte de sus equipos trabajando en remoto y el teletrabajo se aceleraba.

Justo hace un año comenzaban los dolores de esos equipos remotos donde la mayoría centraba su día a día en el email y reuniones (copia y pega de las presenciales). No era lo mismo teletrabajar que trabajar en presencial.

Justo hace un año empezó el alubión de empresas que contactaban conmigo para solicitar formación sobre Trello. Los equipos empezaban a ver la necesidad de espacios de trabajo en común.

Llevo años haciendo consultoría y formación de Trello, pero como este último año, nunca.

Vamos allá con los resultados y conclusiones después de 23 implantaciones de Trello en empresas.

1º Las formaciones de Trello no sirven para nada

Pues no, no sirven para nada si antes no se realiza una labor de consultoría previa con el fin de conocer e integrar cómo funcionan, cómo relacionan, cómo son los flujos de trabajo de los equipos.

La fase de consultoría es el éxito del proyecto de implantación y de que los equipos abracen Trello, de verdad, para su día a día. 

Una formación de Trello por sí sola, olvídate. El éxito de una eficaz implantación de Trello en las empresas está en la fase de consultoría.

Cuando finalizas la fase de consultoría en los equipos, y tienes la configuración de los tableros, los flujos de trabajo, la sonrisa vuelve a los equipos. Ahora sí todo tiene sentido.

2º El 95% de los equipos que usaban Trello lo usaban como post-it.

Efectivamente. Cuando empiezo a trabajar en una implementación de Trello, existen equipos que empiezan desde cero y equipos que llevan meses o incluso años usando Trello. Pero… casi casi, ni entran en los tableros, el valor que aporta es muy poco, es más, la gente suele escapar de los tableros y de ahí lo de “Trello a nosotros, no nos funciona!”

¿Cómo va a funcionar? Si los tableros se han convertido en post-it estáticos de información, sin flujo de empuje, donde no existe la colaboración. Esto es muy común.

El verdadero valor de Trello: generar flujos de trabajo para tener el trabajo a la vista, saber en qué estado está cada tarea y quién hace qué, añadido a su poder centralizador, no existía. El éxito de una eficaz implantación de Trello en las empresas está en la fase de consultoría.

3º Trello es el eje centralizador de la actividad del equipo. Menos email y mejores y más cortas reuniones.

Tal cual lo lees. Cuando dedicas tiempo a entender cómo funcionan los equipos y a montar flujos en tableros que aporten mucho valor, todo cambia y la atracción de Trello empieza a funcionar.

Empiezas a colaborar a comunicar en las tarjetas con más criterio y alineado sobre un tema, un proyecto… el email empieza a perder fuelle, sin duda.

Las reuniones son de más calidad. Te imaginas hacer las reuniones diarias y semanales de equipo con el/los tablero de Trello delante… ¡Claaaaro! Viendo las tareas, los estados de esas tareas, la lista en espera, quién hace qué, cuellos de botella, posibles impedimentos. Pues eso, las reuniones son mejores y más cortas gracias a Trello y por supuesto sumado a metodología de equipo.

4º Las implantaciones de Trello se multiplican por 10 cuando lo complementas con formación de Método de equipo y Productividad Personal.

Todo dicho

5º El abanderado dentro de la organización es crucial para que todo funcione.

¿Abanderado? Exacto. Yo solo no puedo, se necesita una extensión dentro de la organización, una persona que lidere y empuje el proyecto dentro de la empresa. El abanderado tiene una importancia crucial en el empuje, mantenimiento y conexión conmigo, vital para que el proceso se afiance.

6º El sistema de implantación funciona, motiva y perdura en el tiempo.

Le he dado vueltas, he ajustado, he probado hasta diseñar el sistema que garantiza, si si, garantiza una buena implantación de Trello en las emopresas, en las organizaciones.

Evaluación inicial – fase de consultoría – fase de formación – fase de seguimiento.

Estos 4 pilares son la base de la implantación de Trello.

> El éxito de una eficaz implantación de Trello en las empresas está en la fase de consultoría <

¿Quieres conocer más y con más detalle?

José María Villarmea