Lo primero son los hábitos, después las herramienta. Siempre, métetelo en la cabeza.

Take Action mi know how, mi sistema de productividad, tiene dos pilares, agilidad, flexibilidad y resultados. Mi manera de hacer lleva conmigo unos cuantos años, con adaptaciones, pero la esencia, es intocable. Quiero decir, trabaje con la herramienta que trabaje, mi manera de hacer no cambia.

No me adapto a la herramienta, yo adapto la herramienta a mi manera de hacer. 

Con esta base, quiero que descubras, quiero contarte, mis 5 apps, mis 5 aplicaciones o herramientas TOP. Son las herramientas de productividad con más impacto en mi día a día.

Vamos allá!!

1. TODOIST

Todoist es mi gestor de tareas y proyectos, mi hoja de ruta para mi día a día.

Todoist es mi gestor de tareas y proyectos, mi hoja de ruta para mi día a día.

Si, Todoist. Llevaba probando Skedpal desde octubre, me atrajo no la aplicación, si no el concepto que traía de serie la aplicación, entre ellos los time maps. La probé durante 3 meses, tiempo suficiente para extraer lo esencial y sacar lo que más me interesaba. En serio, me gustó la experiencia. 

Pero se acabó, había cosas que me generaban bastante fricción y decidí pasarme a una aplicación que cumpliese 4 condiciones: 

– Interfaz muy amigable y atractiva. 

Para mí la interfaz de una aplicación es vital. Si no me entra por los ojos, estamos jodidos.

– Con recorrido en el mercado y en constante desarrollo.

 ¿Qué me dices de esas apps que llevan años sin actualizarse y lo único que actualizan son los bugs? Pues eso: evolución, mejoras y desarrollo. O lo que es lo mismo, con un equipo de personas detrás. Bajo mi punto de vista Doist, lo cumple de largo.

 – Sencilla.

Sin 564 opciones para configurar una tarea. Quiero meter en el sistema una tarea y en 7 segundos tenerla configurada. Esto me lo da Todoist. El lenguaje natural de Todoist, es brutal.

– Aplicaciones móviles de verdad y experiencia homogénea.

Por Dios!! Ya sabéis que soy un fan del iPad y lo uso todos los días, varias horas.

Vital no! Lo siguiente! Las aplicaciones de iOS o Android o lo que sea, tienen que tener funcionalidades completas y misma experiencia de uso en escritorio y en móvil. Todoist tiene una aplicación de verdad en iOS y la experiencia e interfaz es la misma que en escritorio.

2. EVERNOTE.

Desde 2011 llevo con Evernote. 

¿Para qué utilizo Evernote?

– Lo utilizo como repositorio de archivos PDF sobre todo.

– Evernote es mi archivador y organizador de facturas de proveedores.

Cuando llega época de impuestos, a mi asesoría le paso el link a la libreta del trimestre correspondiente y arreando… ahí lo encontrará todo.

– Material y notas de proyectos.

Por cada proyecto abierto en Todoist, tengo una libreta en Evernote para material de referencia y notas escritas directamente desde Evernote o con una foto de las anotaciones que he tomado en mi Moleskine.

– Ideas.

Todas mis ideas están alamcenadas en Evernote.

– Diario.

Todos los días anoto a primera hora, qué es lo que espero del día, mis 3 logros y al final del día hago una retrospectiva de cómo ha ido el día. Evernote es ideal para esto.

Estos son los usos básicos de Evernote.

3. CALENDARIO

Utilizo el calendario que viene de serie en iOS o Mac.

La visión del calendario es brutal. Tengo las tareas sincronizadas en el calendario. No para gestionar las tareas desde el calendario, no, básicamente para tener esa visión semana a semana de lo que me espera, de lo que tengo programado.

Mi planificación diaria la hago de noche con Todoist y el calendario en modo split view desde el iPAD. El calendario me da la visión del tiempo bloqueado que tengo y de los time maps del día.

El calendario es mi ojo de halcón.

4. TRELLO

Llevo desde el año 2014 con Trello. Lo utilizo para:

– Trabajo en equipo.

El trabajo de los equipos está centralizado en Trello, no hay otra. De momento.

– CRM.

En las campañas comerciales Trello es mi CRM, tengo 3 tableros de CRM, uno por cada línea de negocio. Una vez que convierten las oportunidades, lo pasamos a nuestro CRM de verdad.

– Centro de recursos.

También lo utilizamos como centro de recursos para los equipos.

5. BLOC DE NOTAS ANALÓGICO

Mi bloc de notas, no puede faltar nunca, el rollo digital sÍ, pero hasta cierto punto. El bloc de notas me acompaña absolutamente a todos los sitios. Lo utilizo todos los días y me encanta para:

– Hacer rápidos checklist de cosillas para hacer en el momento.

– Resolver problemas a través del visual thinking.

– Desarrollar ideas.

– Bocetar

Trabaje con el iPad o con el iMac mi bloc de notas siempre está al lado, siempre.

Uso más herramientas, pero éstas, son mis 5 imprescindibles.

• José María Villarmea