Entrada de tareas, de información, de suscripciones, de noticias, de recordatorios…de un porrón de cosas, estoy hablando del email. Una herramienta de trabajo, como otra cualquiera que debemos de utilizar con acierto y eficacia. El trato que le doy al email es de una bandeja de entrada más. Para mí, el email es un medio de comunicación más, ni más, ni menos, y así lo trato. La clave para la gestión eficaz del email es la etiqueta que le pones, la mía es “Comunicación”.

Mi gestor de correo electrónico es Mail de Mac, tanto en OS X como en iOS, no necesito más, ni menos. Perfecta integración con mi sistema y muy ágil. Actualmente tengo instalado OS X Yosemite, y la verdad a parte de un cambio de look más minimalista, claro y limpio , lo han vitaminado facilitando aún más la gestión del correo.Estas son mis 4 reglas para una gestión eficaz del email.

Mis primeras horas (6.00-8.00 am) del día son cruciales, así que nada de email, esas son sagradas. A partir de ahí, no tengo una hora fija para revisar el email, pero suele ser por la mañana: sobre las 10.00 am y última hora entre las 12.00 y 13.00pm. Por las tarde comienzo a trabajar a las 15:30 h, así que sobre las 17.00 h y a las 19.30 hago mis chequeos.El email puede esperar, lo tengo claro, es eso, información, recados, tareas que entran…no urgencias. Aunque aún trabajo con algunas personas que “lanzan” las urgencias por email, pero urgencias de verdad ¡¡eh!! ¡no os imagináis!… pues están jorobados por que no obtienen respuesta y acaban llamándome. Así es como se trata una urgencia de verdad y no por email, con una llamada. Este número de revisiones me garantizan una gestión eficaz del email.

2. No tengo notificaciones en el correo.

Bueno, ni en casi nada, solo mantengo notificaciones en el calendario, pero en el email, ¡ni de coña! La pregunta es…¿para qué quieres notificaciones en el email? en serio, ¿para qué? Tiene algún sentido estar trabajando en alguna tarea, estar viendo una película, paseando por la calle, no sé… haciendo cualquier cosa, que salte una pedazo de notificación en el teléfono y te digan “eh! deja lo que estás haciendo, que te ha llegado algo al correo” pfff! pues no! Te aseguro que el bofetón que supone a tu concentración, a tu enfoque es brutal.

Pues eso, dale una vuelta, y si usas notificaciones, medita si realmente son necesarias.

3. Estructura simple, muy simple.He llegado a tener filtros de correo para todo ¡madre! cada email que entraba se categorizaba en alguna etiqueta…¿para qué? no lo sé, por eso hace tiempo que lo he dejado. Repito, el mail es, ni más ni menos, para mí, un inbox, una entrada de información, de mucha, sí, pero una entrada, no es ni mi gestor de tareas, ni mi almacén de información…una entrada de información, un medio de comunicación. ¿Usas el whatsapp como gestor de tareas? Pues eso.Mi estructura es;Un inbox: Entrada del correo elesctrónico
Contactos VIP: Mail de Mac, te permite crear, dentro de tus contactos los llamados contactos VIP, yo lo uso y me sirve para, ahí sí, tener tener unificado el correo de gente extremadamente importante, nada más, no tengo, 15 contactos VIP.
Destacados: Mail tiene una banderitas ( flags) que son unos marcadores para los correos. Utilizo una sola banderilla llamada “ Pdte de procesar” y lo utilizo para marcar todo el correo entrante que requiere para su lectura, un procesamiento diferente, con más atención, más tiempo etcY listo, esa es mi estructura, lógicamente, después, los típicos buzones “Enviados” “Borradores” “Papelera” 

 

 

 

 

 

4. Procesamiento ágil de la información. Inbox Cero.

Cuando proceso el correo, sucede esto:

– Email que requiere respuesta corta o inmediata > Lo hago ya.
– Recibo un email, lo leo, e implica una respuesta larga, pensada y no es momento ahora > Lo envío a mis tareas. Y le pongo una marca para localizarlo después, hasta su respuesta.
– Email con información interesante, un newsletter > lo envío a Evernote y lo almaceno hasta su lectura en una libreta llamada “ Lectura pendiente”
– El email requiere acción ¿hay una tarea o varias implícitas en el correo? > al gestor de tareas.

Estas son mis 4 reglas para una gestión eficaz del email, al menos para mí. Trato al email con una fuente de comunicación no como un gestor de tareas, ni como un CRM, ni como almacén, para eso utilizo otras herramientas.

¿Cómo gestionas tú el email? ¿Es un quebradero de cabeza para tí?

 

– José Mª Villarmea