Las tareas repetitivas consumen tiempo, son monótonas, suelen ser anticreativas, pero necesarias para mejorar nuestra productividad y alcanzar una gestión de tareas eficaces. Son esas tareas que hay que hacerlas si o sí, forman parte de nuestra rutina, de nuestros hábitos, pero que el mero hecho de ser repetitivas de verlas ahí un día tras otra, una semana tras otra…tienen menos glamour que otras tareas, son menos atractivas, suelen dar menos pié a la creatividad, suelen ser hasta aburridas, pero necesarias para una eficaz gestión de nuestras tareas, mejoran nuestra productividad personal y mantienen el orden y la organización.
Estas son mis tareas repetitivas:
Diarias
- Revisión de los Viernes: revisión de proyectos, tareas pendientes, seguimiento de contactos y planificación de la siguiente semana.
- Revisión económica semanal: donde realizo una visión general: cobros realizados y pendientes, control de caja, y previsión de ingresos y pagos para la próxima semana, seguimiento y estado de impagados y estado de presupuestos generados.
Mensuales
- Facturación. Asigno todos los meses el mismo día para facturar a mis clientes.
- Pagos. Tengo un día estipulado para realizar los pagos a proveedores, profesores y monitores y personal.
- Cierre de actividad económica mensual: En un excel, supercurrado, recojo la facturación, evolución y análisis de los diferentes negocios y de sus líneas de negocio. Lo utilizo para analizar cifras, tendencias, tomar decisiones etc.
- Contenidos de las webs. Todos los meses, a veces lo hago más a menudo, depende de la época del año, reviso los contenidos de las webs, el posicionamiento y dentro de lo que sé y junto al responsable SEO, reviso la analítica de las webs. Es el momento también para planificar nuevos contenidos, si fuese necesario.
Básicamente, estas son mis tareas repetitivas, diarias, semanales y mensuales, muchas de ellas, por no decir todas son todo menos creativas, no sé, me resultan siempre lo mismo, PERO… sin ellas, os puedo asegurar que mi productividad personal y gestión de tareas no sería la misma, SEGURO, y nunca mejor dicho.
¡Ojo con las tareas repetitivas! Que no consuman tu tiempo, para ello te aconsejo:
- Elige bien tus tareas repetitivas, redúcelas al máximo y antes de convertirla en repetitiva, piensa si es realmente necesario.
- Selecciona el momento para hacerlas: ¿A primera hora? Por supuesto que no, son tareas que requieren poca energía y baja concentración, debes de eligir el momento adecuado del día para ello.
¿Qué tareas repetitivas tienes tú? ¿Tienes demasiadas? ¿Están hipotecando tu tiempo? ¿Consideras la tareas repetitivas como un elemento clave en tu gestión de tareas y en tu productividad?