La semana pasada tuve una charla de evaluación inicial con una Directora de RRHH para un Taller de productividad personal que vamos a tener a finales de mes.

Me pareció interesante extrapolar sus dolores,los dolores de los equipos de trabajo, en la mayoría de empresas me encuentro un dolor muy parecido… cada uno en su contexto… recordad que nunca nadie nos ha enseñado a trabajar, y el dolor se intensifica cuando una empresa entra en crecimiento, como esta.

Este es un pequeño extracto de la entrevista.

– JM: Hola Rosa, un placer hablar contigo, después de 10 emails, que agradable poder charlar ¿verdad?

– DIR: Hola JM, pues si, con tanto email, parece que olvidamos que es conversar. Igualmente, un placer.

– JM: Bueno Rosa, cuéntame ¿qué te lleva a contactar conmigo? ¿En qué crees que os puedo ayudar?

– DIR: Bueno, que sepas que me habló de tí una compañera en un foro de RRHH, por eso te he conocido… entré en tu web y la verdad, me siento muy identificada con lo que pones, vamos, que parece que el video que tienes en la web está hecho para nosotros.

– JM: jajajaj, me alegro que sientas que os puedo ayudar, ese es el primer paso.

– DIR: Te cuento, somos una empresa de unos 1.700 trabajadores, estamos divididos en varias plantas, como comentamos en el email, yo estoy en la planta centra, aquí en Madrid, aquí somos unas 300 personas.

Actualmente estamos en pleno crecimiento, llevamos dos años fantásticos en números, pero horrible en cuanto a estrés y carga de trabajo.

– JM: Aha! Detállame un poco qué detectas para hablar de “estrés y carga de trabajo”, por favor.

– DIR: Ok JM. Llevo aquí 3 años y medio, siempre detecté que los equipos de trabajo estaban poco conectados, que cada uno trabajaba a su aire… pero las cosas funcionaban más o menos, se rodaba como se podía y ya está.

Desde la fase de crecimiento todo cambió. Te detallo:

– Los mandos intermedios tienen una carga de trabajo brutal, no les llegan las horas del día, están apagando fuegos a todas horas, tienen muchos imprevistos y muchas urgencias. 

– Las reuniones se han multiplicado exponencialmente, antes, para reservar una sala de reuniones no había problema, ahora… muchas veces la gente se reune en el office por que no hay salas.

– La gente se queja de tanta reunión porque al final las cosas quedan sin hacer y perciben que muchas son inútiles.

– JM: Rosa ¿como se comunican los equipos?

– DIR: Por email, el Outlook echa humo, esa es otra, los emails se han multiplicado por 30, es una locura. Yo misma, estoy en el correo media mañana. Entre Skype y Outlook, ahí se escapa media jornada.

– JM: Claro Rosa, una cosa es consecuencia de la otra, es decir, al andar como pollo sin cabeza, centralizar la comunicación en el email… los mandos intermedios y directivos, pierden visión, no hay altura… eso se compensa con reuniones y reuniones para intentar recuperar altura y “ponerse al día”, en el email es imposible.

– DIR: Anda! Pues seguro. 

– JM: Si tuvieses que describirme ahora mismo una imagen de uno de los departamentos, por ejemplo administración ¿Cómo me la describes?

– DIR: jajajaj a ver, veo alguna gente de pié charlando con sus compañeros, bueno…bastante gente de pié, a varias personas hablando por teléfono y escribiendo en el ordenador al mismo tiempo, un mensajero que entra por la puerta a entregar un paquete…un poco eso.

– JM: Por lo que me cuentas entre Skype, que dices que es lo peor, la escena que me acabas de describir, donde veo que hay mucha interrupción, es complicado concentrarse ¿verdad?

– DIR: Uff! Si, de hecho, muchos nos quedamos a última hora para hacer las cosas importantes, los informes, los reports y los análisis de nuestros equipos. Algunos hasta se suben la comida a su puesto para trabajar mientras comen, para aprovechar esos momentos que no hay nadie.

– JM: Caray! ¿Te imaginas Rosa, implantar, bloquear, una hora en los departamentos “ la hora de la tarea clave”, una hora de calidad, una hora sin Skype, una hora sin email… para centrarse únicamente en una tarea de valor?

– DIR: Imposible JM, el email y el Skype hay que atenderlo.

– JM: ¿Si? ¿Por qué? Me refiero, claro que hay que atenderlo, pero ¿Por qué de manera inmediata?

– DIR: ¿ Y si hay una urgencia?

– JM: Rosa, corazón En serio ¿Cuál fué la última URGENCIA que te ha entrado por email o por Skype?

– DIR: Bueno, urgencia no, pero son cosas importantes, además son compañeros.

– JM: Genial! Ya sabemos que no entran urgencias por email o Skype. Estoy de acuerdo en que son compañeros, pero ni son urgencias ni estamos obligados a responder de inmediato. Simplemente hemos entrado en la dinámica de responder rápido.

Fíjate, silencias email y silencias Skype, te pones con ese informe de bajas laborales para presentar a finales de semana, una hora, sin email, ni Skype… y al cabo de una hora, hora y media, entras en el email, despachas el email, entras en Skype, despachas Skype ¿qué consigues de esta manera?

– DIR: Hombre, eso sería maravilloso, gano en atención y creatividad, seguro, no hay tantas distracciones.

– JM: ¿Es posible?

– DIR: Visto así…

– JM: No lo veo de otra manera.

– JM: Y los clientes ¿Qué dicen? ¿Qué perciben?

– DIR: Ahí le has dado, pues son los que más notan nuestro crecimiento. Hay más despistes, se cometen más fallos, no se cumplen los plazos… realmente, nuestra alarma saltó a raiz de un cliente que nos puso las pilas. Ahí paramos, reflexionamos y decidimos buscar una solución.

– JM: Genial, lo sabía. Todo está relacionado, las prioridades de las personas, el trabajo de calidad, la comunicación y la colaboración de los equipos, la comunicación con los clientes, el tener un know how de trabajo.

Esta etapa de crecimiento es vital, o se asientan las bases de los equipos para el crecimiento de vuestra empresa o vais a morir de éxito.

Rosa ¿Qué te parece, si a finales de semana contacto contigo para hacerte una propuesta de trans-formación y valoramos juntos?

– DIR: Sería genial, espero esa propuesta de cambio para finales de semana. 

– JM: Muchas gracias Rosa por todo, va a ser genial trabajar juntos.

¿Te sientes identificada?

– José María Villarmea