Recuerdo a mis padres utilizando el calendario de la cocina, el de toda la vida para fijar, marcar y anotar: citas, recados, anotaciones para no olvidarse de… lo que sea. Vaya herramienta más potente, un simple calendario de pared en papel, colocado en un sitio visible y por supuesto y más importante > hábito de revisar el calendario tooooodos los días y de capturar en el calendario, si si en el calendario. Previamente mi madre lo anotaba en la mano a bolígrafo y mi padre capturaba en un papel. ¿Sabes? Funcionaba. No, perdón > sigue funcionando.

Y hoy nos encontramos que algunos “movimientos” de productividad dicen que el calendario solo se puede usar para eventos, para bloquear el tiempo ocupado. Que el resto “hay que” gestionarlo en una lista de tareas. Eso lo dicen algunas “escuelas” de productividad. La mía, la del sentido común, me dice que utilice lo que mejor me funcione. Y mi misión, entre otras, es enseñarte lo que a mí me funciona para que puedas utilizarlo, si quieres. Después, tú, verás si encaja en tu configuración 😉

Quiero enseñarte 5 ideas para un uso eficaz de tu calendario. Así también lo hago yo y me funciona que flipas. Uso varios calendarios en mi gestor de calendarios.

1.

Calendario de eventos WORK.

De color azul, mi preferido, y tooooodo lo que tengo etiquetado en general en mi vida con el color azul está relacionado con el trabajo. En el calendario WORK > bloqueo los eventos: citas, reuniones y viajes relacionados con el trabajo.

Este calendario, lo tengo compartido con mi equipo de trabajo.

2.

Calendario MARKETING.

En color morado 😉 Este calendario me sirve para tener una vista de pájaro de mis acciones de marketing, comienzo, duración y final de la campaña y medio.

3.

Calendario PROYECTOS.

Este calendario lo uso para planificar mi día de trabajo en bloques de tiempo. Es decir, mi foco en esos bloques de tiempo está en proyectos, o lo que es lo mismo, no salto de tarea en tarea y de un proyecto a otro. No. Trabajo por proyectos y me foco y atención durante X tiempo está en ese proyecto y nada más. Trabajo focalizado por proyectos.

¿Qué hago? En el calendario PROJECTS, en la planificación diaria, bloqueo los tiempos de dedicación a cada proyecto a lo largo del día. Quedando una foto, como esta:

Me funciona muy bien, mejor que asignar tareas concretas a un día. Me centro en un proyecto > y pa´lante. Lógicamente,respeto las fechas límite, esas van a misa.

4.

Calendario PERSONAL.

Sencillo. Fijo y bloqueo los eventos y viajes personales y familiares. En este calendario también > calendarizo los hábitos

5.

HÁBITOS en el calendario.

Y finalmente esta es otra de las 5 ideas para un uso eficaz de tu calendario. Calendarizar los hábitos, me refiero a que cuando implanto un nuevo hábito, lo primero que hago es convertirlo a calendario, siempre. Si no aparece en el calendario, es como si no existiese.

Soy muy visual por naturaleza, las herramientas que uso para mi trabajo, o son muy visuales y con colores, o no me funcionan. Así de simple. El calendario, para mí, es algo más que un “calendario”.

Simplemente una cosa, para terminar > para mejorar tu productividad… ¿utilizas lo que realmente te funciona o prefieres ir a la moda y estar acorde con alguna corriente-escuela?

Yo, cada vez lo tengo más claro > utilizar lo que me funciona, lo que me hace mejor, y cuánto más simple, mejor 😉

Por cierto, hemos preparado, una colega de proyectos y yo un documento > “10 ideas para ganarle tiempo al reloj y mejorar tu día a día“ > Échale un vistazo… y verás 😉

• José María Villarmea