He hablado en más ocasiones de la planificación semanal, bueno, en realidad debería de estar hablando de planificación y evaluación semanal. Una fase ( la vamos a unificar en una sola) de vital importancia para el engranaje de nuestro sistema de productividad personal. Una fase de reflexión y anticipación.
Reflexión porque la evaluación nos obliga a mirar hacia atrás y pensar, estudiar y analizar nuestra semana anterior. Situación de los proyectos actuales en marcha, identificar y reorientar aquellas tareas atrasadas e identificar cuellos de botella. Objetivo: evaluar y reflexionar sobre la semana que acabamos de dejar.
Pero nos vamos a centrar en la planificación de la semana que viene, en la anticipación. Planificar por adelantado nuestra semana que viene, justamente , el gran objetivo es ese, anticiparse. No se trata de milimetrar cada una de nuestras acciones a lo largo de cada día, ni mucho menos.
Atento/a, estas son 4 claves para que tu planificación semanal sea un éxito.
1. Vista de pájaro.
- Identifica tus eventos.
Esto te dará una idea del tiempo bloqueado, tiempo ocupado que tienes para ejecutar tus tareas. No es lo mismo, tener un par de visitas a clientes en una semana, que tener un viaje de dos días. El tiempo bloqueado de la semana con el viaje es mucho mayor. Tienes mucho menos tiempo para ejecutar tus tareas.
- Fechas de vencimiento.
Vital. No se pueden escapar, identifica, localiza y toma conciencia de las fechas de vencimiento.
- Tareas repetitivas.
Identifica, a su vez, aquellas tareas repetitivas que “tocan” esta semana. Simplemente toma conciencia.
Tenemos > Tiempo bloqueado (eventos, reuniones, viajes…), fechas de entrega y tareas repetitivas. Todo bajo nuestro radar, localizadas, identificadas y sobre todo, controladas.
2. Próximas acciones.
Toca revisar tus proyectos. Revisa cada uno de tus proyectos y asegúrate de fijar las siguientes acciones de cada uno de ellos para esa semana. Revisa uno a uno, tómate tu tiempo y pregúntate > ¿Qué siguientes acciones de este proyecto voy a fijar para este semana?
3. Identifica tus Tareas Clave.
Vamos avanzando, la visión panorámica cada vez más nítida, tenemos definidas nuestras próximas acciones de los proyectos en marcha…toca identificar tus tareas clave.
Toma conciencia del peso específico de tus tareas e identifica, marca y fija por adelantado aquellas tareas que exigen de tí, un plus, aquellas tareas que por sus consecuencias tienen especial relevancia. Localiza y señálalas de manera especial, con una estrella, bandera, rotulador, como quieras. Recuerda, tus treas clave, son el corazón de tu semana.
4. Material
Ahora sí, ya tenemos la hoja de ruta de nuestra semana y los objetivos claros. Sabemos lo que queremos conseguir y tenemos todo bajo nuestro radar. Estamos preparados.
Pero antes…¿Tienes preparado todo el material, todo lo necesario, para cumplir tus objetivos? Recuerda que la planificación semanal es anticipación, adelántate al material necesario para cumplir tus objetivos semanales > archivos, artículos, comprar algún material extra, un email con información que aún no te han enviado… Anticípate y recopila todo el material necesario para trabajar en tus objetivos semanales.
La planificación semanal forma parte de nuestro sistema de productividad, juega papel vital para que nuestro sistema funcione y sea eficaz. Tómate tiempo, dedica tiempo de calidad a ella y ten en cuenta estas 4 claves para que tu planificación semanal sea un éxito.
– José María Villarmea