Mi trabajo se compone de tareas, pequeñas tareas, tareas repetitivas asociadas a los días temáticos – ver aquí – y de proyectos. Los proyectos, la gran mayoría son a corto y a medio plazo: preparar algún curso, una charla, desarrollo de algún manual etc. También, pero menos, proyectos a largo plazo ( 3-4 meses) por ejemplo, el desarrollo de una web de cursos online.

La clave para compaginar tareas y proyectos es la constancia, la planificación y hábitos. Tener un método de trabajo definido, lo es todo. El peso del trabajo diario suele recaer en los proyectos. Sin duda, la gestión eficaz de proyectos es vital para un desarrollo fluido del día a día.

Estas son las 4 claves para la gestión eficaz de proyectos que sigo cada vez que planifico, organizo y pongo en marcha un proyecto.

1. Las fechas límite del proyecto.

Este es un pequeño truco que aprendí hace años, puede parecer una tontería, pero en serio, no lo es. Si por ejemplo tengo que preparar un curso para el 28 de noviembre, nunca pongo la fecha de entrega el día 27 de noviembre, nunca, el secreto está en poner la fecha de entrega, unos días antes, por ejemplo el 25 de noviembre.

La fecha de entrega siempre pasa a Google Calendar en rojo, todas mis fechas de entrega están en rojo. Es muy importante tenerlas muy presentes y de manera destacada,

Siempre tendrás un colchón de días para la gestión de problemas y gestión de imprevistos.

Adelantar la fecha de entrega, reducirá el estrés, no trabajarás con esa fecha de entrega del día antes, y la sensación de control aumenta considerablemente.

2. Divide y trocea.

Antes de planificar un proyecto siempre necesito despiezarlo, trocearlo, descomponerlo. Esta fase, es una de las piezas clave de la gestión eficaz de proyectos. Saber, exactamente todo lo que tienes que hacer, desde un principio hasta el final, hasta el fecha de entrega es saber, conocer y comprender el proyecto.

Para ello, mi herramienta favorita, depende de la densidad del proyecto, lo puedo hacer en Evernote o directamente en un mapa mental. Si es un proyecto pequeño y más controlable suelo trocearlo en Evernote. Sin embargo, si es un gran proyecto, por ejemplo la planificación de un programa de formación, el desarrollo de una plataforma de cursos online > aquí, mi herramienta favorita, sin duda, es el mapa mental.

En cualquier caso, la clave es dividir y trocear el proyecto. El objetivo de esta fase es la comprensión total del proyecto, esencial para pasar a la siguiente fase: la planificación del proyecto.

3. Planificación del proyecto.

Sé cuando tengo que entregar el proyecto, conozco lo que tengo que hacer, tengo el proyecto perfectamente troceado. Ahora, toca planificar, o lo que es lo mismo; qué tengo que hacer, qué día.

Para la planificación del proyecto establezco hitos, fases del proyecto > cada fase o hito, está compuesto por diferentes tareas o acciones y… muy importante! cada hito tiene también su fecha de entrega.

• Establezco un fecha límite para cada hito o fase del proyecto.
• Asigno un día a cada tarea de la fase del proyecto.

De esta manera, sé lo que tengo que hacer cada día.

Para proyectos grandes a 2-3-4 meses >>  fijo fechas de entrega para las fases o hitos, pero solo planifico y asigno a cada día las tareas del hito en marcha.

4. La revisión del proyecto.

Genial! has planificado y puesto en marcha el proyecto, todo perfectamente organizado. Pero esto no acaba aquí, una vez que empieces el proyecto tienes que poner en marcha la cuarta clave para una gestión eficaz de proyectos: la revisión del proyecto.

Mi revisión de los proyectos es semanal, no diaria. Una vez a la semana, lo sábados, normalmente, reviso, tomo el pulso y compruebo que estoy remando en la dirección adecuada. Revisar tus avances, tus dificultades y comprobar que todo marcha bien, es vital para la salud del proyecto.

Esta revisión, me permitirá realizar ajustes y cambios si lo necesito. No siempre todos los proyectos avanzan en linea recta.

Todos trabajamos con proyectos, la puesta en marcha, su planificación y su constante revisión son la clave para una gestión eficaz de proyectos.

– José Mª Villarmea