Llegas a tu puesto de trabajo, cuelgas la chaqueta, enciendes el ordenador, mientras se pone en marcha, ya tienes en mente comenzar con la primera tarea, esa tarea que es una pieza clave en tu planificación del día. Esa tarea clave. ¿Quieres aprender a controlar el email?
Bien, hasta aquí todo bien. El ordenador ya está en marcha y deseando que tomas el mando. Sabes que lo primero que tienes que hacer es tu tarea clave, llevas pensando en cómo sumergirte en ella desde que saliste de casa., conoces su relevancia e importancia para el avance de tu proyecto. Pero…
– Antes voy a abrir el email ( igual que si fuese la página principal de un periódico). Ostrá!!! 20 correos, dos de ellos del jefe con la palabra urgente en el asunto.
¿Qué harías en ese momento? ¿Cerrar el email y ponerte con tu tarea clave o procesar todo el email con todas sus consecuencias y dinamitar tu planificación diaria?
Yo hace tiempo, seguro, procesar todo el email, enfrascarme a contestarlos y acabar el día agobiado y llevándome la tarea clave para terminar en casa. Pero tranquilo/a he aprendido sobre ello y quiero darte 3 ideas para controlar el email y que no dinamite tu día
El email, siempre me repito, es un medio de comunicación, nada más, como puede ser el whatsapp o mensajes, no es ni un gestor de tareas, ni un planificador de proyectos ni tu agenda.
Vamos con ello, aquí tienes 3 ideas para controlar el email y que no dinamite tu día.
Primera idea,
No abras el email a primera hora.
¿He sido lo suficientemente descriptivo al principio del post? 😉
En serio, abrir el email a primera hora de la mañana, nada más encender tu ordenador no es más que cavar tu propia tumba.
Cada vez tengo más claro esto:
– Las urgencias no vienen por email, o mejor dicho, no deberían. Y si llegan y te “lanzan” una urgencia por email gestiónala con inteligencia. Es decir, o la aplazas o llamas a la persona que te ha enviado ese “bombazo” por teléfono, pasado un buen rato ( si no te llama ella antes) y le dices que por favor, que cuando sea una urgencia, que te llame por teléfono, “no me funcionan las notificaciones en el móvil” (puedes decirle). Y punto. Ya verás como la próxima vez, seguro, te llama por teléfono. Así que pueden esperar.
Mi avance del día no está en contestar emails, sino en mi tarea clave. ¿Lo sabes verdad? Pues tú mismo majete > Tienes que controlar el email.
Segunda idea,
Consulta menos, procesa mejor.
Consulta menos.
¿ Cuántas veces consultas el email al día? ¿En serio esperas un email milagroso que te solucione la vida? ¿Una fórmula mágica para ganar dinero sin trabajar?
Yo tambien esperaba eso, pero como no me ha llegado en todos estos años, he perdido la esperanza y actualmete proceso el correo 3-4 veces al día. He decidido controlar el email.
Procesa mejor.
Es decir, decide qué vas a hacer con esos emails:
Puedes probar esto:
1- Correos informativos: Punto, los lees y listo.
2- Correos que requieren acción. No los marques sin leer. Los lees, procesas bien la información y lo llevas a tu gestor de tareas o si tiene opción, envías directamente el email a tu aplicación de tareas. ¡Listo! Controlado en tu aplicación de tareas.
3. Correos basura. Eso, a la basura.
4. Correos densos que requieren una atención especial. Al no saber que información extraer de este tipo de correo, ya que requieren una lectura con más calma, márcalo con una banderita, mail de mac, con una estrellita en gmail y no te enredes con él, puedes procesarlo al final del día tranquilamente.
Aquí también hablé de la simplicidad en la gestión del email.
Tercera idea,
Usa el email para lo justo y necesario. Alecciona.
Esta debería de ser la primera regla. Practica con el ejemplo. No envíes emails para todo y a todas horas, no hagas del email tu centro de gestión. Antes de enviar un email reflexiona ¿ Es necesario que envie este correo?
Un consejo, a mí me funciona muy bien, cuando estoy trabajando en algo y van surgiendo dudas relacionadas con esa/s tarea/s en las que estoy enfrascado,anoto las dudas o comentarios, después,
– O bien llamo a la persona ( solo si es necesario),
– Si es un proyecto que trabajamos en Trello, lo anoto en comentarios, en la propia tarjeta.
– Si decido enviar un email, en el email agrupo todas las dudas que me han surgido. No envío un email por duda.
¿Estás preocupado/a por tu productividad personal? ¿Quieres dominar el email? Reflexiona. Actúa, haz y cambia.
– José María Villarmea