Productividad para equipos I: Fase inicial del proyecto

May 21, 2017 | Blog | 0 Comentarios

Siempre digo: nadie nos ha enseñado a estudiar ni a trabajar. No hay una escuela donde nos enseñen a trabajar en equipo, ni en las empresas, cuando entramos a trabajar nos enseñan su know how ( básicamente porque rara vez existe). La productividad para equipos de trabajo está empezando a despertar, poooooco a poco y cada vez las empresas se preocupan más y más por mejorar su comunicación, su eficacia en las tareas y por colaborar de manera útil.

Precisamente hace que no escribo en el blog unos cuantos meses. ¿Por qué? Porque estaba entre esos equipos trabajando con ellos para implementar nuevas culturas productivas.

Hoy empiezo una pequeña serie sobre Productividad para equipos de trabajo con el objetivo de transmitir como entiendo la colaboración y la comunicación en los equipos de trabajo. La agilidad, la flexibilidad y la empatía con el grupo, son los cimientos de esta manera de entender una nueva cultura colaborativa.

Cuando empezamos a colaborar en equipo suele ser entorno a un proyecto común. La primera parte del proyecto, la configuración inicial es vital para la claridad y fluidez del proyecto en equipo.

Vamos a ver 6 pasos para comenzar un proyecto en equipo con garantías de éxito.
* Ojo! Esto no significa que si o si se tengan que implementar las 6 fases, para nada. Es un punto de partida. A partir de aquí la magia del consultor en productividad personal es entender las necesidades de los equipo y adaptares a esas necesidades.

01.

La reunión inicial

El proyecto siempre “surge” de alguien y ese alguien ya tiene en mente una idea, unos objetivos para conseguir y una serie de personas que se sumarán al proyecto. Este es el momento cero.

El precursor que lidera el proyecto tiene que poner en marcha una reunión inicial y ágil con las personas con las que quiere trabajar, para explicarles el objetivo del proyecto, buscar implicación inicial por parte de las personas y emplazarlos a una sesión de definición y aportación en el proyecto.

Sesión de definición y aportación del proyecto.

02.

Definir los objetivos del proyecto.

Qué queremos conseguir con el proyecto? Dejar muy muy claro a dónde queremos llegar, tan claro que casi se pueda tocar. No puede haber lugar a dudas ,todos los integrantes del proyecto tienen que tener meridianamente claro el objetivo del proyecto. El líder del proyecto es el responsable de transmitir al equipo el objetivo del proyecto.

El objetivo se pone por escrito como “documentación” del proyecto, transparencia claridad.

03.

Personas que van a participar en el proyecto.

En esta fase y una vez definidos claramente a dónde queremos llegar, se decide entre todos si somos las personas idóneas para alcanzar los objetivos del proyecto o si hay que añadir o desplazar a otras personas al equipo del proyecto.

04.

Definición de los roles de los integrantes del equipo.

Cada integrante del equipo tiene que tener muy claro qué se espera de él en el proyecto y cuál es su responsabilidad dentro del equipo. Estos roles se dejarán por escrito dentro de la “documentación” del proyecto para consulta de los integrantes.

05.

Asignación de las tareas del proyecto.

En la reunión de definición y aportación se definen y se dejan claras, entre todos, las tareas del proyecto. Esas tareas se asignan a cada uno de los miembros del equipo. Las tareas tienen que definirse con exactitud, tienen que redactarse con precisión, no puede haber duda del objetivo de cada tarea. La persona que es responsable de una tarea tiene que saber desde este primer momento que hay detrás de ella.

06.

Asignación de las tareas del proyecto.

El último paso, es definir el flujo de trabajo del proyecto, el status de las tareas. Esto nos servirá para tener una fantástica vista de pájaro de todo el proyecto y conocer de un plumazo en qué estado está cada tarea.

Los flujos de trabajo dependerá de cada proyecto, de sus necesidades, pero de entrada puedo aconsejarte una flujo general. Atento/a:

 

E

To do: todo el listado de tareas del proyecto asignado a cada persona, es el punto de salida del proyecto.

E

In progress: A esta lista se añadirán las tareas que han comenzado a ejecutarse.

E

Waiting: Desde aquí llevaremos un control de las tareas que están en espera o bloqueadas por algo o alguien.

E

Done: En esta última lista almacenaremos las tareas terminadas.

 

Pero este flujo se puede llevar casi con cualquier herramienta digital y hasta analógica ( como un tablero o pizarra).

Con esta configuración inicial de proyecto, los cimientos están preparados para dar el pistoletazo de salida al proyecto.

Hasta la siguiente entrega de productividad para equipos 😉

 

  • José María Villarmea